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Workflow de gestión documental

Esker dispone de escenarios predefinidos, concebidos a partir de modelos de negocio que permiten gestionar de forma eficiente sus documentos mercantiles. Nuestra solución permite a las empresas optimizar sus procesos documentales dándoles una visibilidad total sobre el conjunto de sus procesos y respetando la legistación vigente.



Aprobación
Gestión de excepciones
Direccionamiento automático del documento
Notificaciones automáticos
Gestión de ausencias
Gestión de perfiles
Histórico de validación

 

 

 

Aprobación
La aprobación del envío de documentos añade etapas de validación al proceso de tratamiento del documento por un tercero, una condición o informaciones dadas contenidas en el documento, por ejemplo cuando el montante total de un pedido es superior a un límite establecido.
Gestión de excepciones
La gestión de excepciones permite gestionar situaciones específicas, por ejemplo cuando el montante de una factura no corresponde al del pedido.
Direccionamiento automático del documento
El direccionamiento automático del documento hacia el usuario adecuado para validación, aprobación o cuando el usuario ha pedido información adicional para seguir el proceso de tratamiento del documento.
Notificaciones automáticos
Los recordatorios o notificaciones automáticos en cada etapa del workflow o en la ejecución de una condición particular permiten asegurar que una tarea no quede incompleta más allá de un periodo definido.
Gestión de ausencias
La gestión de ausencias de la oficina transfiere automáticamente unas tareas a una persona autorizada según el caso.
Gestión de perfiles
La gestión de perfiles y de derechos de usuarios garantiza una seguridad máxima.
Histórico de validación
El histórico de validación asegura el registro del conjunto de las etapas del proceso para consultas ulteriores.

 


¿cÓMO FUNCIONA?

Interfaz de usuario

El Document Manager permite a los usuarios validar y aprobar documentos en función de las necesidades. En cada intervención del usuario en el workflow, los elementos del workflow son expuestos en formularios web accesibles en cualquier momento y desde cualquier sitio a partir de una conexión internet.


Aplicación

Cada escenario de workflow se almacena en el sistema en forma de reglas de negocio. Estas reglas determinan la forma en que cada documento es recibido, tratado y enviado. Por ejemplo, las facturas entrantes son capturadas y tras análisis de su contenido, Esker determina que workflow se le aplicará. Un workflow puede incluir etapas de intervención manual (validación y aprobación), para las cuales el usuario en cuestión será avisado o informado de una acción a realizar.

Infraestructura

El motor de reglas Esker está en el centro de soluciones de desmaterialización de 'Esker. Esta tecnología, probada y patentada, permite automatizar cada etapa del proceso de envío de documentos - acelerando de esta manera la implementación de estrategias de comunicación de empresa y permitiendo la personalización de documentos y la realización de formateos profesionales.

Procesos personalizados

Esker dispone de workflows predefinidos que gestionan el conjunto de los procesos de gestión tales como la facturación de proveedores, los pedidos de clientes, la facturación electrónica y la gestión de compras. Nuestro equipo de especialistas está aquí para ayudarle a personalizar un workflow que defina un proceso documental específico a su tipo de negocio.



Beneficios de la automatización del workflow

La automatización de workflow de Esker ofrece a las empresas toda una serie de beneficios, incluyendo la redución de costes operativos y la mejora de la productividad y del servicio al cliente. Las empresas que han elegido las herramientas de automatización de workflow disfrutan de las siguientes ventajas:

 

Mayor competitividad y productividad
Tiempos más cortos y mejor servicio al cliente
Tesorería optimizada
Reducción de riesgos financieros y legales
Fiabilidad y coherencia de los procesos
Total transparencia con un seguimiento continuo del documento
Un histórico completo realizado por los usuarios
Simplificación de los procesos de modificación
Capacidad de adaptación rápida a las variaciones del negocio

 

 






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