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gestión manual de Facturas de proveedores

En Cuentas a Pagar, más papel = más problemas.

Teclear, verificar y validar las facturas de proveedores de forma manual puede que sea la forma más extendida de gestionar las Cuentas a Pagar, pero no por ello es la forma más eficiente o económica. Las empresas vanguardistas están empezando a equiparse con soluciones de automatización que modernizan sus Cuentas a Pagar. ¿Por qué? La presión de la demanda lo impone.



¿qué pasa con la gestión de facturas en papel?

Cuando una factura de proveedores llega, la forma en que son escaneadas y tecleadas, el método de validación para pago y la forma de archivarlas es clave en el resultado final de la compañía porque todo cuello de botella en el proceso impide la eficiencia, la rentabilidad y la satisfacción del cliente.

Puntos de intervención manual: cuánto menos, mejor

A diferencia de las facturas tratadas por una solución de automatización, las otras son entradas manualmente en el sistema contable y siguen un sinuoso proceso de validación hasta que se libere su pago. Además, la gestión manual del archivado hace aún más difícil el trabajo del administrativo para encontrar las facturas tras su tratamiento. Los responsables financieros carecen de visibilidad y control, exponiendo así a la empresa ante riesgos de no-conformidad fiscal, sin descuentos por pronto pago y con plazos de pago incumplidos.



lo que hay que evitar

 

Tiempo de proceso del Ciclo de Pago muy largo

Incluso si el documento original es electrónico, terminará siendo impreso en alguna mesa. Esto puede provocar retrasos en el registro contable, incumplimiento de plazos de pago con las consiguientes penalizaciones, y pésimas relaciones con los proveedores.

Falta de visibilidad

La información contenida en las facturas es crucial para la operativa financiera. Sin ella los directivos no pueden hacer sus presupuestos, planificaciones y previsiones y no pueden tener el control sobre la conformidad fiscal de sus cuentas.

Validación manual

El riesgo de error es inherente a cualquier proceso que implica el tecleado de datos. La falta de validación automática significa que su empresa es más vulnerable a las multas, a los pagos duplicados y a errores fiscales.

Costes elevados del proceso

El coste de procesar una factura es generalmente elevado, pero cuando se trata de una factura manual, el coste de resolver un error puede ser mucho mayor.

 



Optimice sus Cuentas a Pagar con la automatización del proceso.

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