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AUTOMATIZACIÓN EN TODAS LAS FASES DEL PROCESO

 

Esker automatiza todo el proceso de gestión de facturas de proveedores, permitiendo modernizar y fortalecer todas las etapas de la gestión de Cuentas a Pagar.


Recibir
Extraer
Verificar y gestionar
Integrar y Archivar
Informes & Pista
de Auditoría
PORTAl PARA PROVEEDORES

 

 

Recibir

Las facturas en papel recibidas, tanto localmente con en la central, son inmediatamente escaneadas y enviadas a Esker para su proceso.

 

Gestione fácilmente las facturas por lotes.

No hay necesidad de separar manualmente las facturas. Esker permite escanear lotes de facturas para que sean recibidas en un mismo archivo, utilizando un separador automático que detecta el principio y el fin de cada factura. Para manipulados especiales, el interfaz gráfico de Esker permite etiquetar facturas diferentes con apenas unos clics.

Gestione sus e-facturas firmadas

Con Esker, las e-facturas firmadas en PDF por sus proveedores cumplen con las normativas fiscales y se realizan todas las verificaciones necesarias en la facturación. Se enviará una alerta en caso de encontrar algún problema en el certificado digital, y los resultados de la verificación son guardados de forma segura, junto a la factura original, durante todo el tiempo que se requiera legalmente.

what's in it for you

Siguiente paso

Extraer

La solución encuentra y extrae del documento recibido todos los datos relevantes de las facturas de proveedores, y crea el correspondiente documento en la aplicación de gestión.

 

Reduzca el tiempo de proceso de las facturas.

Aproveche las herramientas de análisis de Esker para reducir al mínimo la intervención humana, incrementar la velocidad de proceso y realizar sus pagos con mayor seguridad y precisión. Una gestión más eficiente de los recursos supone procesar todas las facturas recibidas sin retrasos derivados de los procedimientos manuales, a fin de obtener ventajas como pueden ser los descuentos ofrecidos por los proveedores.

Consiga que las facturas entren y salgan más rápido y con mayor precisión.

Trabajando estrechamente con tecnologías integradas de reconocimiento de caracteres (OCR, ICR, lector de código de barras) y cotejando su base de datos, el módulo de captura de datos de Esker decodifica secuencias de caracteres a partir de reconocimiento contextual, palabras clave, búsqueda difusa, computación numérica y validación automática.

Capaz de manejar facturas de proveedores simples o de múltiples páginas, el módulo de Esker también consta de capacidades multilenguaje (DBCS) con la capacidad de leer y procesar alrededor de 120 idiomas (entre ellos chino, japonés, coreano, ruso, etc…).

Siguiente paso

Verificar y gestionar

Esker ofrece las herramientas que usted necesita para organizar fácilmente la verificación y aprobaciones de pago de facturas con o sin PO, cumpliendo con los requisitos necesarios. En algunos casos, es posible conseguir un verdadero proceso “sin manos” a medida que se van cumpliendo una serie de criterios designados.

 

Acelere la validación de las facturas sin pedido.

Gracias a plantillas de codificación, el equipo de Cuentas a Pagar puede gestionar rápidamente las facturas sin PO (pedido de compra). Mientras se verifican las facturas, los administrativos de Cuentas a Pagar pueden salvar el código actual como modelo, para utilizarlo en futuras facturas. Este uso de la codificación evita a los usuarios el separar los diferentes centros de coste de cada factura para asignarlos en el Libro Maestro de contabilidad, lo que ahorra mucho tiempo.

Acelere el proceso de aprobación.

A partir de criterios predefinidos (por ejemplo importe de la factura, nombre del proveedor, etc.), la factura es puesta automáticamente en su ruta adecuada dentro del workflow. A la llegada de un e-mail de aviso, los encargados de aprobarla pueden hacerlo con un clic en un sencillo interfaz de validación donde las facturas quedan aprobadas rápidamente, rechazadas o puestas en espera. Si una factura llevara demasiado tiempo pendiente en la lista de tareas de alguien, se le enviará un e-mail de recordatorio a fin de priorizar su aprobación.

Añada documentos sobre la marcha.

En cada paso del workflow, cualquier usuario dado tiene la opción de añadir documentos de soporte para la validación o rechazo de la factura, lo que resulta ideal en caso de posteriores revisiones o asuntos relacionados con auditorías.

Gestione las excepciones con facilidad.

A través de tres modalidades de verificación, Esker chequea automáticamente los correspondientes POs y recibos cuando llega una factura con PO. Si se diera un desfase entre cantidad y precio, la factura es enviada para su revisión por el personal indicado, a fin de ser gestionada de forma rápida y correcta. Los clientes de Esker pueden aprovechar las reglas preconfiguradas y su manejo de las excepciones, modificando o añadiendo fácilmente nuevos workflows con el Workflow Designer de Esker. Los administradores simplemente eligen desde una lista desplegable los criterios y condiciones de partida, las etapas del workflow y los usuarios implicados en cada una.

Consiga una aprobación “sin manos”

Si lo desea, puede establecer un proceso de facturas de proveedores sin ninguna clase de intervención humana. Cuando una factura responde a las condiciones negociadas con el proveedor, con su correspondiente PO y su recibo, queda automáticamente gestionada y lista para la próxima ronda de pagos.

Siguiente paso

Integración

La solución tiene una integración total con la mayoría de los sistemas de gestión, permitiéndole añadirle valor y dinamizando sus operaciones de Cuentas a Pagar.

Visibilidad y eficiencia del proceso sin precedentes

Integrado totalmente con SAP, Microsoft Dynamics NAV y Oracle® JD Edwards™ EnterpriseOne y E-Business Suite, con Esker aumentará la eficiencia y productividad a lo largo de cada fase de la gestión de sus facturas de proveedores.

Todos los datos de cada proveedor y facturas se sincronizan automáticamente para dar un soporte completo al proceso de automatización de Cuentas a Pagar. Tanto las facturas con orden de compra (PO) como las facturas sin PO se procesan en el workflow. Éstas, automáticamente se archivan en un portal web y se enlazan al sistema de gestión donde estarán disponibles todo el tiempo que sea necesario.

Las organizaciones que buscan mejorar su gestión de Cuentas a Pagar integrando una solución de automatización en su ERP, no sólo consiguen agilizar todo el proceso de gestión de las facturas de proveedores, sino que también llevan su negocio al siguiente nivel en madurez y modernización.

Beneficios de la integración:

  • Workflow independiente del sistema de gestión y ajustable a múltiples aplicaciones de ERP
  • Solución pre-configurada, basada en casos de éxito
  • Puesta en marcha e instalación rápidas
  • Integración probada y segura
  • Enlace al documento original e información del proceso desde el sistema de gestión ERP
  • Integración verificada de las facturas
  • Apalancamiento sobre la inversión realizada en tecnología

 

 

 

Archivar

Los datos de la factura se integran en el sistema de gestión, adjuntando una copia del original y disponibles para cualquier usuario autorizado.

 

Guarde de forma segura copias de las facturas.

Las facturas pueden almacenarse con seguridad utilizando las políticas avanzadas de acceso seguro a las infraestructuras de Esker. Dispone de un backup de su archivo, y puede también solicitar una copia en formato digital.

Acceda fácilmente a las facturas cuando lo necesite.

Las copias electrónicas de las facturas quedan guardadas por tanto tiempo como sea necesario, y pueden compartirse a través de varios departamentos directamente desde la aplicación web de Esker, poniendo fin al tráfico de papel de una oficina a otra. El archivado electrónico permite que las facturas estén disponibles en cualquier momento y accesibles a todo el personal autorizado desde cualquier lugar y por el tiempo necesario.

Para acceder al documento correcto, sólo necesita introducir uno o más criterios de búsqueda en el interfaz de búsqueda de Esker. A través de un motor de búsqueda multi-criterio, su personal puede seleccionar los campos que ayuden a encontrar la factura que se necesita. Combinando varios campos (nombre del proveedor, fecha de la factura, divisa…), pueden acortar la búsqueda.

Si consulta con regularidad facturas de proveedores, use vistas predefinidas en el interfaz web. También puede crear fácilmente sus propias vistas en pocos clics y hacerlas disponibles para otros.

Siguiente paso

Informes & Pista de Auditoría

Las facturas son 100% visibles y fáciles de encontrar en todas las fases del proceso, permitiéndole monitorizarlas y medir la eficiencia del proceso.

Mantenga un ojo sobre el pulso de su negocio

Los cuadros de mando de Esker ofrecen a cada usuario la información necesaria para llevar a cabo su trabajo diario, controlar su rendimiento, e identificar problemas y oportunidades cuando aparecen, convirtiendo así cada acción en más inteligente y estratégica.

Los usuarios pueden acceder a la información correcta cuando lo necesiten. Los cuadros de mando y KPIs pre-instalados aseguran una puesta en marcha sin dificultad técnica. Basadas en las mejores experiencias en casos prácticos, las métricas satisfacen las necesidades de los usuarios en procesos de Cuentas a Pagar.

¿Busca otros indicadores más específicos? Esker lo hace sencillo: la interfaz fácil de usar le permite elegir lo que quiere enseñar en primera página, y a qué usuario o perfil. Por supuesto, usted podrá quitar, editar o añadir otros indicadores de sus cuadros de mando.


Cuadros de mando
para cada perfil
 
  • CFO
  • Vista global de los gastos
  • Cash Flow Cuentas a Pagar (CP)
  • Métricas proceso CP
  • DPO (Días pendientes de Pago)
  • Directores Cuentas a Pagar
  • Visibilidad sobre gastos
  • Gastado por categoría, volumen, proveedor
  • Informe gastos por pago
  • KPIs de Pago
  • Eficiencia del proceso
  • Responsable de Centro de Coste / responsable funcional
  • Requests pending approval
  • Control presupuestario y previsiones
  • Análisis de gastos y tendencias

Mida eficientemente, resuelva problemas
y haga previsiones exactas

Es posible generar informes o programarlos, a fin de ver cuántas facturas están pendientes a la cola y cuánto dinero suponen. También se pueden generar informes específicos (por ejemplo facturas pendientes de aprobación, facturas por status, número de facturas procesadas por empleados a tiempo completo…) desde la aplicación web, con la opción de crear sus propios informes.

También puede reportar automáticamente a sus directores. Sólo tiene que determinar cuándo, con qué frecuencia y a quién enviar el informe automáticamente por e-mail.

 








Esté tranquilo respecto a la conformidad con la normativa Sarbanes-Oxley.

Esker guarda un completo seguimiento de todas las intervenciones manuales durante el proceso de las facturas de proveedor, proporcionando total información sobre “quién hizo qué, cuándo y dónde”, con la posibilidad de monitorizar si tuvieron lugar chequeos o validaciones apropiadas o no.

El historial de modificaciones le permite identificar rápidamente a un usuario que hiciera algún cambio en la factura si surgieran dudas o preguntas a propósito de la misma. Todos los cambios en la factura, por parte de todos los usuarios, quedan registrados; o lo que es lo mismo, ninguna modificación puede ser efectuada sin dejar rastro.

 

 

Mantenga todas las facturas localizadas y más satisfecho a su proveedor.

Al ser todas las facturas visibles desde el momento en que llegan, y fácilmente localizables desde su recepción hasta su pago, tiene la capacidad de responder inmediatamente a las consultas de sus proveedores.


Portal para proveedores

Marcando la diferencia en la relación proveedor-cliente,
con un entorno de trabajo colaborativo



Alta de proveedores sin dificultad
Un proceso de alta simple
Puede cargar la lista de contactos desde su aplicación
de gestión o agendar la transferencia de ficheros para
que se actualice periódicamente.
Mensajes email predefinidos
Mediante notificaciones, los proveedores son invitados
a conectarse al portal de proveedores e intercambiar
información sobre las facturas pendientes, con los equipos
de Cuentas a Pagar de su empresa.
Portal de proveedores a su medida
Personalice el portal de proveedores con su identidad corporativa.
Puede adaptar la solución de Esker con su color corporativo y el logo,
para que sus proveedores lo identifiquen rápidamente con su empresa.



Conformidad global de la e-factura

Esker ofrece una amplia gama de métodos para enviar la e-factura – no importa el sistema, proceso o normativa que tenga su proveedor para ayudarle a automatizar
su proceso de Cuentas a Pagar. Los PDF firmados por email son verificados en su llegada, en conformidad con los procesos aprobados en más de 50 países.

Resolución rápida de conflictos
Comunicación instantánea
Usted puede intercambiar información con sus proveedores
de forma cómoda y fácil, en un entorno de chat dentro
del portal de forma que puede resolver
cualquier desajuste desde el mismo entorno.
Conversaciones auditables
La información compartida es almacenada con la factura
para que ambas partes puedan referirse a ella en caso de necesitarla.
Con la resolución rápida de conflictos, Usted está
en mejores condiciones para pagar las facturas en tiempo y forma,
lo que le permitirá beneficiarse de
descuentos por pronto pago.



Menos llamadas por atender
Cuadros de mando para proveedores
Con el acceso auto-servicio al estado de pago de las facturas,
los proveedores no tendrán que llamar a su servicio de Cuentas
a Pagar para preguntar por la recepción o
fecha prevista de pago.
Más tiempo libre para su equipo de Cuentas a Pagar
Su equipo podrá así dedicar su tiempo a tareas de más
valor para la gestión financiera de proveedores en vez de pedir
validaciones internas de pago o responder
a peticiones de los proveedores.



E-facturas, menos papel
Carga de Facturas en el Portal
Los vendedores pueden enviar facturas y otros documentos
relevantes en formato electrónico directamente desde el portal.
Proceso automático
Las facturas electrónicas son listadas automáticamente para
ser gestionadas y verificadas, eliminando así la necesidad
de teclear cualquier dato. Esto significa menos gestión manual
del documento, mejores tiempos de cobro y mejor ratio
de DSO para usted.



El auto-servicio
de proveedores puede
liberar hasta un
30% del tiempo de los
administradores de
Cuentas a Pagar





La automatización de la factura electrónica
de proveedores ahorra a las empresas entre un
60-80%* comparado con el sistema tradicional.

(Informe Billentis 2015 E-invoicing)

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SU PROYECTO, A SU MANERA

 

Puede implementar la solución de Esker a su manera, bien como parte de una estrategia general de automatización a implementar en sus sistemas de información, o bien en la nube utilizando nuestro modelo SaaS. Toda la funcionalidad va integrada en una simple plataforma, requiriendo mínima interrelación y soporte.



En la Nube

 

Benefíciese de una solución de automatización de facturas como un servicio, con Esker on Demand. Al no requerir más que una conexión Internet y un navegador web (sin hardware adicional ni inversiones en software o mantenimiento), la plataforma bajo demanda está diseñada especialmente para ayudarle a evitar largos ciclos de despliegue. Existen modelos de integración que permiten resolver el 80-90% de los problemas habituales en la gestión de facturas.


Implementada en sus sistemas de información

 

Esker DeliveryWare facilita la integración de una excelente solución de proceso de facturas con las principales soluciones de gestión existentes. Los responsables de Compras, Cadena de Suministro o de Contabilidad de Proveedores pueden beneficiarse de todas las funcionalidades necesarias para recibir, introducir y seguir las facturas –incluyendo captura automática y publicación, direccionamiento para gestión de excepciones e informes detallados.

Beneficios de Esker on Demand

  • Rápida puesta en marcha
  • Disponibilidad 24/7
  • Escalabilidad inmediata
  • Bajo riesgo
  • Acceso fácil desde cualquier lugar
  • Pago por uso

Características principales de Esker DeliveryWare:

  • Automatización de datos de la factura dentro del sistema de gestión
  • Auditoría e historial del proceso
  • Disponibilidad de status en tiempo real
  • Gestión y control de excepciones
  • Validación de facturas y control de duplicados
  • Informes sobre tiempo de proceso, volumen y colas de facturas, entre otros

 

 


METODOLOGÍA AGILE

 

Esker trabaja con la metodología AGILE, que garantiza se su negocio obtendrá el máximo valor a lo largo de todas las fases de la puesta en marcha de la solución.

 





 

 

Vea los beneficios obtenidos por los clientes de Esker.

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