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FACTURAS DE CARGOS


¿Una factura que procede de un cliente? Para todos los fabricantes que venden a través de la gran distribución, es el día a día. Sea por rappels dentro de un acuerdo comercial, por alguna promoción en el punto de venta o por alguna discrepancia, el volumen de facturas de cargos de clientes recibido anualmente puede representar alrededor de un 40% del tiempo del administrativo en Servicio al Cliente, Contabilidad o Administración de Ventas. Esker permite automatizar la captura del cargo (digilización), realizar el apunte contable en el sistema correspondiente, y darle una visibilidad total gracias a métricas y gráficos que reflejan su actividad con cada cliente.









 

 

¿Qué son las facturas de Cargos?

Las facturas de cargos son documentos de facturación enviados por el cliente (retailer: Carrefour, Día, etc.) a su proveedor (fabricante).

Hay diferentes tipos de cargos en función de cada empresa, pero destacan dos familias: los que son provisionados y definidos dentro de un acuerdo comercial periódico (fuera factura, rappels, promos) y los que no lo son (todos los demás).


Retos que plantean













Control de
La Actividad
Comercial

¿Ventas Reales?
Control del Cliente
Cargos
¿Justificados
o abusivos?
Eficiencia
Gestión manual
Cargos EDI + Papel,
fax, email
Integración
Entrada manual
en el ERP
Visibilidad
Dificultad de cuantificar
(volumen, valor, procedencia)

 

DIFICULTADES, EN CONCRETO


Prever
Imposible conocer el volumen real vendido antes de final del ejercicio, cuando se contabilizan los cargos recibidos.
Filtrar
Facturas con conceptos diferentes a categorizar en base a su descripción y el código del apunte contable dictado por la empresa distribuidora.
Integrar
La entrada del apunte contable en la cuenta del cliente correspondiente y en el Centro de Coste correcto puede ser un proceso tedioso.

Workflow específico
Los cargos conllevan un circuito manual de comprobación que puede implicar varios departamentos, especialmente Ventas.
EDI y papel
Los que entran en EDI se suelen imprimir y gestionar a mano, junto con los que directamente entran por correo.
IVA
Identificar el tipo de IVA correspondiente en función del concepto es otra complicación. (10% Rappels; 21% Servicios, etc.)

 

PÉRDIDAS CONSENTIDAS
Se paga, por no perder el cliente. Pero el margen sufre.


 

esker le propone una soluciÓn que le permita:

 

Una digitalización inmediata: 100% de reconocimiento de información en la captura de facturas de cargos de cualquier formato (EDI, papel, etc.). Filtrado y categorización automáticos por tipo de cargos. Facilidad para conciliar las facturas de rappel
con los acuerdos comerciales
Obtención de información clave sobre las facturas de cargos por cada cliente. Métricas y gráficos en tiempo real.
 
Las facturas se agrupan con sus piezas justificativas correspondientes para iniciar el proceso de consulta o validación. El sistema contable de la compañía es alimentado automáticamente con el apunte contable del cargo, en el centro de coste correcto de la cuenta de cliente. Sin gestión manual. La transparencia sobre facturas de cargos recibidas por cliente es total y no hace falta esperar al final del ejercicio: con Esker es una información clave en tiempo real.

 

 

UN TRIPLE OBJETIVO PARA UN PROCESO MAS EFICIENTE:
LA SOLUCIÓN ES ESKER

Visibilidad
 
Eficiencia
 
Control
Financiero
 


Para la dirección Financiera, el poder tener el apunte contable en tiempo real en el sistema de gestión es un lujo.

Con Esker la integración del apunte contable permite obtener:
  • Previsión: se conocen los cargos en tiempo real y se puede hacer previsiones del dinero real disponible, y de las pérdidas reales con sus causas y orígen.
  • Reducción de tiempo y errores: el tiempo dedicado a los apuntes contables procedentes de facturas de cargos desaparece. Esto puede llegar a representar un 20 a 30% del tiempo que el administrativo se ahorra. (en función del volumen). Además se eliminan los errores debidos a la inserción manual en el ERP.

Pregúntaselo a Esker

Para el administrativo de Servicio al Cliente, Contabilidad o Administración de Ventas, lo más importante es ser rápido y eficiente reduciendo errores. Sin papel, sin tecleo manual de datos. El trabajo se vuelve más interesante, con más valor.

Con Esker se obtiene:
  • Reducción de tiempo de Gestión al reconocer el 100% de las facturas capturadas (desde cualquier formato)
  • Eliminación de errores por gestión manual
  • Asignación del Cargo al Departamento/Centro de Coste
  • Workflow a medida en función de cada organización para resolución de la incidencia.

Pregúntaselo a Esker

La dirección Comercial, de Servicio al Cliente, Financiera, Supply Chain, es capaz de dirigir las operaciones y tomar decisiones en base a una información en tiempo real.

Con Esker la dirección de la empresa dispone de:
  • Conocimiento: en tiempo real, de las ventas netas por cliente retailer
  • Informes y gráficos sobre cada cliente, el total de los cargos, la eficiencia de la gestión de los mismos, la rentabilidad de la relación cliente-proveedor.
  • Trazabilidad de los cargos en el archivado electrónico, junto con otros documentos clave que acompañan cada factura y pueden ser fácilmente recuperados.
  • Facilidad de comprobación de Cargos con los correspondientes acuerdos comerciales.
  • Visibilidad global: el módulo de Cargos se puede vincular con el de Incidencias

Pregúntaselo a Esker


 

 

Lea el caso de Gallina Blanca, del Grupo GBfoods


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TESTIMONIO CLIENTE

Video de Anna Costa de Gallina Blanca (Gbfoods) – extracto.

 

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