Workflow de gestión documental

La automatización de workflow garantiza una perfecta integración entre documentos, aplicaciones de gestión y usuarios

Esker DeliveryWare dispone de escenarios predefinidos, concebidos a partir de modelos de negocio que permiten gestionar de forma eficiente sus documentos mercantiles. Nuestra solución permite a las empresas optimizar sus procesos documentales dándoles una visibilidad total sobre el conjunto de sus procesos y respetando la legistación vigente.

Principales funcionalidades del módulo Workflow

Formando parte de la solución Esker DeliveryWare, el módulo workflow permite gestionar la totalidad de la automatización de procesos documentales. El motor de workflow es capaz de actualizar de forma automática otros sistemas, generar documentos a partir de aplicaciones de gestión, notificar usuarios cuando una intervención de su parte es requerida, y por último tomar decisiones a partir de criterios definidos en una regla de negocio.

Un workflow automatizado no está necesariamente exento de toda intervención manual. El objetivo es en este punto, reducir al máximo la gestión manual gracias a un método STP (control automático del conjunto de los elementos de una transacción financiera) en la que las intervenciones manuales no son necesarias salvo en caso de gestión de excepciones.

El módulo workflow ofrece a las empresas un control total de los procesos siguientes:

• La aprobación del envío de documentos añade etapas de validación al proceso de tratamiento del documento por un tercero, una condición o informaciones dadas contenidas en el documento, por ejemplo cuando el montante total de un pedido es superior a un límite establecido.
• La gestión de excepciones permite gestionar situaciones específicas, por ejemplo cuando el montante de una factura no corresponde al del pedido.
• El direccionamiento automático del documento hacia el usuario adecuado para validación, aprobación o cuando el usuario ha pedido información adicional para seguir el proceso de tratamiento del documento.
• Los recordatorios o notificaciones automáticos en cada etapa del workflow o en la ejecución de una condición particular permiten asegurar que una tarea no quede incompleta más allá de un periodo definido.
• La gestión de ausencias de la oficina transfiere automáticamente unas tareas a una persona autorizada según el caso.

• La gestión de perfiles y de derechos de usuarios garantiza una seguridad máxima.
• El histórico de validación asegura el registro del conjunto de las etapas del proceso para consultas ulteriores.

¿Cómo funciona?

Interfaz de usuario : El Document Manager permite a los usuarios validar y aprobar documentos en función de las necesidades. En cada intervención del usuario en el workflow, los elementos del workflow son expuestos en formularios web accesibles en cualquier momento y desde cualquier sitio a partir de una conexión internet.

Aplicación:  Cada escenario de workflow se almacena en el sistema en forma de reglas de negocio. Estas reglas determinan la forma en que cada documento es recibido, tratado y enviado. Por ejemplo, las facturas entrantes son capturadas y tras análisis de su contenido, Esker DeliveryWare determina que workflow se le aplicará. Un workflow puede incluir etapas de intervención manual (validación y aprobación), para las cuales el usuario en cuestión será avisado o informado de una acción a realizar.

Infraestructura:  El motor de reglas Esker DeliveryWare está en el centro de soluciones de desmaterialización de 'Esker. Esta tecnología, probada y patentada, permite automatizar cada etapa del proceso de envío de documentos - acelerando de esta manera la implementación de estrategias de comunicación de empresa y permitiendo la personalización de documentos y la realización de formateos profesionales.

Procesos personalizados: Esker DeliveryWare dispone de workflows predefinidos que gestionan el conjunto de los procesos de gestión tales como la facturación de proveedores, los pedidos de clientes, la facturación electrónica y la gestión de compras. Nuestro equipo de especialistas está aquí para ayudarle a personalizar un workflow que defina un proceso documental específico a su tipo de negocio.

Beneficios de la automatización del workflow

La automatización de workflow de Esker DeliveryWare ofrece a las empresas toda una serie de beneficios, incluyendo la redución de costes operativos y la mejora de la productividad y del servicio al cliente. Las empresas que han elegido las herramientas de automatización de workflow disfrutan de las siguientes ventajas:

• Mayor competitividad y productividad gracias a la gestión discontinua de workflows
• Tiempos más cortos y mejor servicio al cliente gracias al tratamiento más rápido y a la total disponibilidad de la información
• Tesorería optimizada con un ciclo de pago de facturas clientes reducido
• Reducción de riesgos financieros y legales gracias a una continua auditoría del proceso y a la conservación de la información durante varios años
• La fiabilidad y coherencia de los procesos garantizan el respeto de los procedimientos
• Total transparencia con un seguimiento continuo del documento, identificando los cuellos de botella y acelerando la toma de decisiones
• Un histórico completo realizado por los usuarios, disponible para futuras consultas
• Simplificación de los procesos de modificación permite la adaptación rápida de los usuarios y de los procesos, reduciendo el tiempo de interrupción del workflow.
• Capacidad de adaptación rápida a las variaciones del negocio, ofreciendo así una ventaja competitiva decisiva.

Automatice su proceso documental con el módulo Workflow de Esker DeliveryWare

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