Orientis Gourmet aborda la transformación digital de su área de contabilidad con Esker

Madrid,  14 de marzo de 2018 — Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales, informa del proyecto llevado a cabo en Francia con Orientis Gourmet, empresa que comercializa las marcas de té premium Kusmi Tea y Løv Organic, para automatizar un volumen anual de 12.000 facturas de proveedores sin número de pedido. La solución de automatización de facturas de proveedores de Esker permite a esta compañía modernizar sus procesos de contabilidad para que sean más fiables y transparentes.

Presente en 30 países, Orientis Gourmet centraliza su contabilidad en sus instalaciones en Le Havre, Francia, donde 12 empleados procesan todas las facturas recibidas de sus proveedores, un 95% de las cuales llegan en papel. A pesar de mantener un ritmo de crecimiento del 15% anual, la compañía seguía gestionando este proceso manualmente. Ello se traducía en pérdida de tiempo y eficiencia, particularmente en lo que respecta a su actividad internacional. A ello se unía la escasa trazabilidad de las facturas, la falta de visibilidad sobre el proceso de aprobación y retrasos en los pagos, lo que deterioraba las relaciones con los proveedores.

Habiendo ya automatizado su proceso de gestión de pedidos de cliente, Orientis Gourmet deseaba extender su transformación digital a su departamento financiero, y decidió automatizar también sus pagos a proveedores.

“Buscábamos una solución que automatizara rápida y eficientemente nuestro proceso de pagos de facturas, y Esker vino a cumplir esta necesidad”, señala Bruno Contrepoids, director de TI del grupo Orientis. “También queríamos involucrar a nuestros proveedores en el proceso, a fin de asegurar una exitosa implementación y reducir los riesgos de retardo en los pagos”.

Fácil integración con el ERP

Antes de utilizar Esker, las facturas eran dispuestas a la cola de un flujo de validación. Ahora, gracias a la fácil integración con el ERP, se pueden crear entradas contables y procesarlas tan pronto como las facturas llegan a la solución de Esker. Una vez las facturas se integran en el ERP Cegid de Orientis Gourmet, el proceso de validación se pone en marcha automáticamente, de acuerdo a las reglas y criterios predefinidos.

“Era clave que la solución trabajara con Cegid y que proveyera automatización del proceso de extremo a extremo a partir de la entrada contable” añade Contrepoids. “Además, un requisito previo era que la solución estuviera basada en la nube, ya que es fácil usar, simplifica la infraestructura TI y su mantenimiento y requiere una mínima formación de los usuarios”.

Desde la implementación de la solución, Orientis Gourmet ha experimentado una serie de beneficios como:

• Proceso más rápido y transparente, gracias a un flujo de aprobación automatizado.
• La contabilidad en tiempo real en Cegid permite tener una visión de las facturas recibidas, en progreso o pendientes.
• Mayor visibilidad y autonomía para todos los intervinientes en el proceso, a través de cuadros de mando personalizables y KPIs.
• Mejores relaciones con los proveedores, dados los pagos a tiempo y un portal web que les ofrece visibilidad en tiempo real sobre el estado de sus facturas y sus pagos.
• Mayor satisfacción del staff, que puede liberar tiempo para dedicarse a tareas de más valor añadido.
• Conformidad con los requerimientos legales en materia de archivo de las facturas.

Acerca de Orientis Gourmet

Con sede central en París, Orientis Gourmet es el proveedor líder en Francia de tés premium e infusiones, que son mezclados, aromatizados y empaquetados en su centro en Le Havre. Los productos de Orientis Gourmet se venden principalmente bajo las marcas Kusmi Tea y Løv Organic en 35 países del mundo, a través de una red de 100 tiendas propias o franquiciadas, establecimientos y departamentos gourmet, así como online. La compañía obtuvo en 2016 unos ingresos por ventas de 72 millones de euros, de los que un 30% corresponden a su negocio internacional, y emplea a más de 650 personas, el 70% de las cuales son mujeres. En 2017, Orientis Gourmet colaboró con Evian para crear un té sin azúcar con agua mineral, Evian Infused x Kusmi. En octubre de 2017, Kusmi Tea lanzó su primer té blanco en colaboración con Alain Ducasse. Desde 2001, la compañía es propiedad de Orientis, dirigida por Sylvain Orebi, Claude Oreby y Arnaud Fleury.