La facturación electrónica obligatoria en España: Llegada de la ley "Crea y Crece"

Debido a retrasos en la tramitación del reglamento de la Ley Crea y Crece, su aprobación se aplazará al segundo trimestre de 2024. Por lo tanto, la obligación de facturar electrónicamente comenzará en el plazo de 1 año tras la aprobación del reglamento para las empresas con facturación superior a 8 millones de euros (segundo trimestre de 2025) y en un plazo de 2 años para las empresas y profesionales con facturación inferior a 8 millones de (segundo trimestre de 2026). Esto supone el retraso de un año respecto a la previsión inicial de la Ley.

Desde el momento de entrada en vigor de la nueva Ley Crea y Crece de 2022, las facturas ya no se emitirán en papel, salvo para ciertas empresas en el periodo transitorio definido por la Ley:1 o 2 años tras la aprobación del Reglamento (en función de que la facturación anual supere o no los 8 millones de euros). Las facturas anteriores a las fechas donde comienza la obligatoriedad y otros documentos como pedidos, albaranes, etc, se conservarán como máximo durante 10 años en su formato de emisión (papel o electrónico), conforme con la Ley 58/2003 General Tributaria y el Reglamento que regula las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012) en España, o durante el periodo exigido en las legislaciones de otros países. Por otro lado, si bien Solución Pública de Facturación Electrónica la Administración será un repositorio de las facturas que se intercambien a través de ella y de las copias de las intercambiadas entre plataformas privadas en el formato Facturae, se conservará en los archivos locales el documento original en cualquier formato electrónico utilizado o en otros formatos no estructurados como elemento probatorio.

Según lo que podemos ver en otros países, en particular Francia que tiene su proceso de transición más detallado, tiene todo el sentido seguir pensando en mantener la trazabilidad en todas nuestras transacciones, más allá de la sóla facturación. Tener una buena visibilidad sobre todo lo ocurrido en el ciclo de la transacción, sea de cara al aprovisionamiento o de cara al cliente, se mantiene como un elemento vital para el control de los flujos de gestión. Esta funcionalidad de tracking de auditoría es uno de los puntos fuertes y de valor añadido que aporta la plataforma de Esker. 

En sinergia con lo que dispone la Ley de Creación y Crecimiento de empresas sobre la facturación electrónica, está desarrollándose otro Reglamento sobre los requisitos de los sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Los contribuyentes del IS (pequeñas empresas no sujetas al SII) y del IRPF que desarrollen actividades económicas y utilicen sistemas informáticos de facturación, deberán adaptarlos y tenerlos operativos como pronto en 2025. El objetivo es que la información de facturación a la Administración Tributaria se haga en su formato original, sin alteraciones en los registros. Para ello, se incorporarán a los registros la huella o "hash" del registro anterior y el momento en el que se genera cada registro de facturación, además de firmarse electrónicamente. De momento no se obliga a que los contribuyentes remitan a la Administración Tributaria de forma continuada, todos los registros de facturación generados por sistemas informáticos que cumplan los requisitos. Si lo hacen, se considerarán "sistemas de emisión de facturas verificables" o "Sistemas VERI*FACTU" y no necesitarán firmar electrónicamente los registros. Las empresas sujetas al SII o TicketBAI seguirán enviando del mismo modo la información fiscal del IVA.

Sí, la información para la Administración Tributaria seguirá remitiéndose por el SII para las empresas sujetas a este sistema. Para las que no están sujetas, el Reglamento apunta a la posible futura integración de los registros de facturación generados y remitidos a la Administración por los “Sistemas VERI*FACTU"”, en el contenido del libro registro de facturas emitidas referido en el Reglamento del IVA y de los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos, referidos en el Reglamento del IRPF (empresarios y profesionales). Y los destinatarios podrán descargar la información de esas facturas recibidas, para integrarla en sus libros registros. El TicketBAI del País Vasco también seguirá funcionando en su ámbito de aplicación. y las diputaciones forales podrán actuar a través de la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE) por cuenta de los empresarios y profesionales que les autoricen, para el envío y recepción o descarga de la facturación electrónica y de la información del pago efectivo. También, para remitir y descargar las copias fieles de las facturas en nombre y por cuenta de aquellos que utilicen plataformas privadas. La Ley Crea y Crece se centra en la digitalización del flujo de información comercial entre el proveedor y el cliente, donde se trasmite la factura, y en la información del pago que hace el cliente al proveedor y a la Solución Pública de Facturación Electrónica. Esos flujos los separa del flujo de información fiscal de las facturas si bien la AEAT y las administraciones tributarias del País Vasco y Navarra tendrán acceso a la información de las facturas electrónicas y de las copias depositadas en la SPFE y a los datos del pago de las mismas, dentro de sus competencias legales de gestión y control fiscal.

Esker ha desarrollado desde hace muchos años, una plataforma única que contiene la capacidad de emitir y recibir todo tipo de documentos digitales, con una enorme capacidad de interoperabilidad con plataformas estatales y privadas del mundo. Esker se siente preparado para asumir cualquier exigencia de formato y transmisión de información electrónica de cara a la próxima entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, ofreciendo la misma plataforma para la gestión de la emisión y recepción de facturas y otra documentación que corresponda a las operaciones comerciales. 

Claro :) gracias a nuestra experiencia global en situaciones similares a España en otros países, las soluciones de Esker soportan ya algunas de las funcionalidades esperadas. Por otra parte, Esker está ya conectado con plataformas como FACe desde 2015, Chorus Pro en Francia desde 2016, SDI en Italia, entre otras plataformas estatales. 

En espera de la publicación de texto sobre el desarrollo de la Ley Crea y Crece, gracias a las reuniones con círculos de expertos que mantenemos de forma regular, estamos anticipando varios escenarios de desarrollo para construir una solución "Reforma B2B 2024 Ready” que limitará y anticipará los esfuerzos de implementación para Esker y sus clientes, cuando llegue el momento de la entrada en vigor (campos obligatorios, formatos comunes, lenguajes, interoperabilidad, etc.).
 

Sí, la plataforma Esker reúne todos los requisitos que exige el artículo 10 del borrador del Reglamento de la Ley Crea y Crece para operar como plataforma de intercambio de facturas electrónicas. Ya está certificada ISO/IEC 27001 : y utiliza protocolos seguros de transmisión de la información que cumplen con las especificaciones AS2 o AS4 , sobre la seguridad de la información, gobierno de datos; capacidades multisintaxis, soporte mínimo, nivel de servicio y otros requisitos de solvencia como empresa.

Aunque el formato PDF dejará de ser un formato válido en la relación entre empresas obligadas a la facturación electrónica en España, las que ya emitan facturas electrónicas las acompañarán siempre de un documento PDF hasta que la factura electrónica sea obligatoria para todas las empresas y profesionales: Esker se compromete a emitir siempre este documento en PDF anexo a la factura electrónica. En todo caso, la solución de facturación de proveedores de Esker te permitirá recibir facturas electrónicas y no estructuradas también de cualquier país, y la de facturación a clientes, enviar todo tipo de facturas en España y a cualquier país conforme con la legislación española y la del país de destino, respectivamente. Esker trabaja actualmente sobre los desarrollos necesarios para soportar todas las conexiones posibles en varios portales estatales y privados en España y otros países. No obstante, cada caso será estudiado en función de la situación de cada empresa. Un comercial te atenderá con mucho gusto y estudiará tu contexto particular.  

Puedes contactar (a través nuestro) con una Consultora como KPMG o Accenture, que tiene capacidad Fiscal y Consultoría para proporcionarte una visión completa sobre los impactos de la reforma (IVA, Procesos, Tecnología y Organización).

Sí, contáctanos a través de esta web o mediante tu responsable de cuenta. En función de tu situación, te ayudaremos directamente o te pondremos en contacto con alguno de nuestros Partners Consultores como KPMG, Accenture, EY o PWC, para acompañarte en esa adaptación.

Las plataformas privadas del proveedor, del cliente y la Solución Pública de Facturación Electrónica deberán estar interconectadas y asegurar la interoperabilidad de formatos de facturas de modo que un proveedor pueda elegir, si quiere, una única plataforma (privada o la Solución Pública) para facturar a todos sus clientes. Si el proveedor utiliza la Solución Pública de Facturación electrónica, la plataforma del cliente estará obligada a transformar el mensaje de factura electrónica para que se ajuste a la sintaxis y especificaciones técnicas acordados por ambas partes (si estas difieren de la sintaxis Facturae y especificaciones de la Solución Pública). Si el proveedor utiliza una plataforma privada diferente para enviar las facturas electrónicas, será su plataforma la obligada a transformar el mensaje de factura electrónica antes de que quede firmado electrónicamente para que se ajuste a la sintaxis y especificaciones técnicas acordados previamente entre ambas partes. Y mientras un proveedor no esté obligado a facturar electrónicamente, la plataforma del cliente tendrá que convertir a un formato estructurado aprobado las facturas recibidas en PDF e incluso en papel.

La factura electrónica a los efectos del borrador del Reglamento es aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis: a) Mensaje XML de factura aplicable a toda la industria CII (Cross Industry Invoice). b) Mensajes UBL (que incluye PEPPOL) de factura y nota de crédito c) Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735 d) Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento. Todas las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada. Cuando las facturas se transmitan entre plataformas privadas diferentes, la sintaxis y especificaciones técnicas de las facturas serán las acordadas por el emisor y destinatario de las mismas. A falta de acuerdo, será la sintaxis Facturae y las especificaciones requeridas por la Solución Pública de Facturación Electrónica.

Significa que, en un flujo de información diferente al envío de la factura, el destinatario de la factura deberá comunicar al emisor, a través de la plataforma privada con la que trabaje, de los siguientes estados de la factura:

a) aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.

b) pago efectivo completo de la factura y su fecha.

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

c) aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.

d) pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.

e) cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión ("factoring", "confirming").

Sin embargo, puede incluirse también información sobre otros estados de la factura que no indica la Ley, pero muy necesarios para el ahorro de costes y eficiencia en los procesos empresariales.

La empresa receptora de la factura debe comunicar los estados obligatorios y sus fechas: al emisor de la factura (en un plazo máximo de 4 días naturales -excluyendo fines de semana y festivos nacionales- desde la fecha del estado que se informa en cada caso). Asimismo, deberá comunicar el pago efectivo completo de las facturas o su rechazo a la Solución Pública de Facturación Electrónica (también en ese plazo máximo desde dicha fecha efectiva del pago). La obligación de esta comunicación a la SPFE es independiente de si se utiliza la Solución Pública o plataformas privadas y de si se han remitido también los estados a través de estas últimas. Para ello, la SPFE proporcionará un servicio electrónico de comunicación de pagos (a especificar por orden ministerial) y esas comunicaciones podrán delegarse en la plataforma privada con la que trabaja el destinatario de la factura si se le autoriza previamente.

La AEAT dispondrá los mecanismos precisos para que a través de la Solución Pública se permita a los emisores de las facturas comunicar el cobro o el impago de facturas.

Las empresas con autorización para emitir documentos de cargos y abonos rectificativos de la factura inicial del proveedor y anotarlos en el libro registro de facturas recibidas (en vez de la factura rectificativa emitida por el proveedor):

• Comunicarán al emisor de la factura de los estados obligatorios sobre la base de la factura rectificativa que expida el emisor/proveedor.
• Comunicarán a la SPFE del pago efectivo completo o de su rechazo se hará sobre la base de la factura inicial corregida por dicho cargo o abono. Por tanto, no procederá que el receptor/cliente informe de los estados de la factura rectificativa que expida el emisor.

La reglamentación no cambia en este aspecto. El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación determina que cada factura tiene un número y que no debe haber una ruptura en la secuencia, así como el contenido mínimo de las facturas. Las empresas que ya han implementado facturación electrónica e incluyen datos comerciales en las facturas (números de pedidos, referencias de centro de costes, etc.) podrán seguir manteniéndolos, porque permiten ahorrar costes de gestión en las empresas. Solo se modifican aspectos de ese Reglamento como el concepto de factura electrónica según la nueva Ley, el actual requerimiento de su aceptación por parte del receptor y cómo garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica mediante forma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos (EDI) u otros medios que se comuniquen y validen por la AEAT o los procedimientos que ésta disponga cuando se utilice la Solución Pública de Facturación Electrónica.

Las empresas y profesionales podrán pedir otras especificaciones de información en el contenido de las facturas electrónicas que reciban (más allá del mínimo obligatorio) siempre que lo hayan acordado contractualmente con su proveedor y le informen de forma fehaciente con anterioridad a la fecha de la operación que se documenta. En la Solución Pública de Facturación Electrónica también podrá existir contenido voluntario adicional de las facturas electrónicas, que hayan acordado emisor y receptor, en la medida en que resulte posible su encaje en la la sintaxis única que utilice.

Todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único, contenido en un solo campo o en una concatenación de campos de la factura, que necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.

Será un modelo de intercambio de facturas electrónicas conformado por las plataformas de carácter privado que ya existen u otras nuevas y por la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE), que cumplirá además la función de repositorio de facturas, gestionada por la AEAT. La facturación electrónica podrá realizarse mediante plataformas privadas, mediante la Solución Pública o mediante la combinación de ambas vías. En el caso de que el intercambio de facturas electrónicas se haga solo entre plataformas privadas de facturación electrónica, deberá depositarse  una copia generada automáticamente de cada factura electrónica en la Solución Pública de Facturación Electrónica, en el formato Facturae. La emisión y la recepción de facturas a través de esta Solución Pública se realizará utilizando las formas de identificación, autenticación y representación que determine la AEAT. La AEAT extraerá información estadística de las facturas electrónicas remitidas al sistema público de facturación electrónica y de los reportes de información sobre el pago de las mismas para monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial, haciéndola llegar, al menos, al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada al Ministerio de Industria, Comercio y Turismo y al Ministerio de Economía, Comercio y Empresa.

Estas empresas tienen ya mucho camino ganado, sobre todo si trabajan con formatos de facturas basados en estándares globales. La implementación dependerá del punto de partida y del grado de integración deseado y cada uno asocia unos costes diferentes. El reto es para los operadores tecnológicos, que deben cumplir con los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago. Así como asegurar la interoperabilidad y seguridad, control y estandarización para la interconexión entre sus plataformas. En el ámbito de la gestión, las empresas tendrán que manejar la información de pagos individualizados por factura.

Las plataformas no pueden cobrar para conectarse a otras plataformas y permitir la interoperabilidad de formatos, porque el modelo español se basa en que las plataformas estén interconectadas entre sí. Para garantizar la interoperabilidad entre plataformas privadas, sus operadores deberán tener capacidad para transformar el mensaje de la factura a múltiples formatos. Asimismo, estarán obligados a interconectarse con cualquier otra plataforma privada en un plazo máximo de un mes natural, suministrando al operador de la plataforma solicitante todas las especificaciones técnicas necesarias. Si se recibieran varias solicitudes de interconexión, se resolverán según estricto orden de llegada. En caso de no resolverse en ese plazo máximo, el operador de la plataforma electrónica solicitante depositará las facturas en la Solución Pública de Facturación Electrónica y la plataforma receptora estará obligada a recibir dichas facturas por esa vía hasta que la interconexión sea operativa. Cuando solo el emisor o el receptor de la factura utilicen la Solución Pública como su forma de facturación, la interconexión con la plataforma privada del receptor o del emisor quedará garantizada recibiendo o remitiendo la factura, respectivamente, de dicha Solución Pública con el contenido y en la sintaxis Facturae.

Las empresas y profesionales que reciban sus facturas electrónicas, total o parcialmente, a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privada, deberán hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web. Además, están obligados a aceptar que las facturas electrónicas se les remitan a través de esa interconexión entre plataformas. En caso de que las empresas y profesionales no hayan identificado aún su punto de entrada de facturas electrónicas, se entenderá que es la Solución Pública de Facturación Electrónica. Se pretende que cualquier proveedor pueda, si quiere, utilizar una única plataforma y de igual modo, pueda hacerlo la empresa cliente.

Por otro lado, las plataformas privadas deberán ofrecer un sistema de consulta abierto al público para dar a conocer qué empresarios les han elegido como punto de entrada.

Cuando el sistema de facturación electrónica obligatoria en España completamente implementado, cada empresa tendrá su plataforma y los portales van a quedar obsoletos para que los proveedores suban los datos de las facturas. Si bien es cierto que, mientras haya empresas españolas en el periodo de transición y empresas clientes de otros países que no facturen electrónicamente, se seguirán utilizando portales cuando sea necesario y en ese sentido. Esker seguirá facilitando portales de clientes y proveedores para ofrecer: • El registro de los estados de las facturas • El archivado legal de las facturas en XML. • La visualización de cada factura en formato PDF, aunque también esté en XML. • La posibilidad de gestionar y descargar, además de las facturas, los documentos anexos (pedidos, albaranes, confirmaciones, etc.). La AEAT, habilitará la descarga individual y masiva de facturas emitidas y recibidas, de forma manual y automática, para los emisores y receptores de las mismas y para los representantes y autorizados de ambos. Tanto de las facturas emitidas directamente a través de la Solución Pública de Facturación Electrónica, como a aquellas copias remitidas por las plataformas privadas.

Sí, la solución de digitalización de facturas de proveedores y de clientes de Esker a día de hoy, permite desde una factura, comprobar el pedido de compra o de venta correspondiente para verificar que lo que se ha pedido corresponde a lo que se ha facturado. Dentro de la solución saltan alertas para indicar al usuario posibles diferencias o anomalías.

No, pero tendrás que seguir alimentando tu pista de auditoría para tener el control sobre toda la transacción. Será importante conservarlos.

sSe refiere a nivel de facturación de la entidad jurídica y no de grupo. Y a la facturación de la empresa durante el año natural inmediato anterior al año que comience su obligación de facturar.

¡Así esperamos! Lo que podemos decir, es que se está preparando desde hace más de un año.

No, pensamos que esta reforma dará a la función financiera una productividad y una visibilidad como nunca antes. Ahora bien, su trabajo diario será impactado inevitablemente por la mejora en los métodos de trabajo, más digitalizados. 

No, pensamos que las facturas necesitarán ser leídas por las diferentes capas técnicas de los portales.

La reglamentación sobre facturación electrónica no es igual en todos los países de la UE. Actualmente, en muchos es obligatoria la factura electrónica en procesos de contratación B2G y este hecho ha fomentado también su uso voluntario en el ámbito B2B. Italia es el pionero que extiende la obligación de la facturación electrónica a todos los ámbitos B2G, B2B y B2C. Desde 2023 hasta 2026, además de España, Polonia, Francia y Rumanía irán implantando gradualmente esa obligatoriedad, así como Serbia. Bélgica también tiene intención de hacerlo en los próximos años. Para ver algunos ejemplos: Italia,  Alemania, Portugal.

Los estados miembros no pueden imponer a otros la facturación electrónica obligatoria, solo puede hacerlo la Comisión Europea. En esta línea, se aprobó el 8 de diciembre de 2022, una propuesta de Directiva: VAT in Digital Age, con varias medidas para modernizar el sistema del IVA y hacer frente al fraude intracomunitario. Con este sistema, será obligatoria la factura electrónica entre empresas bajo un estándar común en transacciones transfronterizas dentro de la UE, que incluye y unifica las transacciones B2C allí donde se aplique. Asimismo, se introduce una notificación digital en tiempo real de información a la administración tributaria nacional a efectos del IVA (similar al SII). Y finalmente, se crea un registro único europeo para el IVA.

La extensión de la facturación electrónica es una realidad en muchos países de los diversos continentes. Por ejemplo, en Latinoamérica, Brasil tiene el sistema de facturación más consolidado incluso a nivel global y es obligatorio emitir facturas electrónicas en todos los ámbitos. En Estados Unidos hay diversas normativas, sistemas y plataformas de facturación electrónica en un entorno muy digitalizado. En Asia, India está en proceso de generalizar la facturación electrónica y en China es obligatorio emitir factura electrónica solo para nuevos contribuyentes en los ámbitos B2C y B2B. En África, la falta de infraestructuras dificulta el uso de la factura electrónica, pero está muy extendida, por ejemplo, en Sudáfrica, Túnez o Egipto, donde es obligatoria en el B2B. La tendencia internacional es que la facturación electrónica de aquí a pocos años sea obligatoria en los ámbitos B2B e incluso B2C y no solamente en el B2G.

No están previstas sanciones en este aspecto. Probablemente, desde el Gobierno se hará el seguimiento del nivel de implantación durante los dos años previstos, por si en algún momento es necesario dar algún plazo más, sobre todo a las pymes.

 La anticipación desde YA te permitirá:

- Prever los impactos en tus sistemas de información:  recuperar los datos obligatorios, potencialmente necesarios para todas tus transacciones (B2B internacional, B2G y B2C incluido) + elegir una buena plataforma de envío y recepción de facturas.
- Evitar los cuellos de botella : es bueno empezar a informarte desde ya sobre la reforma y las soluciones disponibles, sabiendo que llegado el momento en que se obligue a facturar electrónicamente, todos los proveedores estaremos a tope. Anticipar la adaptación de las nuevas herramientas, informar a los usuarios y acostumbrarles a trabajar en modo digital desde un portal como el de Esker para seguir todo el proceso de gestión con los clientes y/o los proveedores. Coordinar a nivel interno. Evitar las sanciones futuras. 
- Mantener buenas relaciones con la administración fiscal y tus clientes (que esperan que tus sistemas estén al día para que te paguen) y tambien tus proveedores (que sabrán que has recibido su factura y esperarán su pago a tiempo).
- Optimizar tus procesos actuales preparando tu empresa para 2025 con la elección acertada de una sola solución para tus necesidades de gestión presente y del futuro. Una sola plataforma capaz de acompañarte en la gestión de tus transacciones B2B nacionales e internacionales, B2G y B2C, capaz también de enviar facturas conformes con la legislación de más de 60 países y de remitir a la Administración la información fiscal de los registros de facturación.