Testimonio cliente

DIGITALIZACIÓN DE PROCESOS FINANCIEROS PARA MAYOR RESILIENCIA ECONÓMICA

Solution
Cuentas por Pagar

En la industria del deporte, el perfecto control de los procesos financieros es garantía de resiliencia económica. El Olympique de Marsella lo ha entendido confiando en las soluciones de digitalización de Esker para cubrir todo su ciclo de proveedores.

APUESTA

Mejor visibilidad en todos los presupuestos, liberando al departamento financiero de tareas tediosas

Los clubes deportivos como el Olympique de Marsella deben mantener la agilidad en todas las áreas de su actividad, no solo en el campo. Los calendarios de partidos en constante cambio y las fechas de competiciones, junto con cientos de proveedores a administrar, requieren la flexibilidad del club también en sus actividades financieras. Esto supone una constante actualización y adaptación de los
presupuestos casi a diario.

Sin embargo, hasta 2020, la validación de la gestión de compra del Olympique de Marsella todavía se hacía en formato papel, con riesgo de pérdida de documentos y de los errores humanos que esto provoca. Igualmente, fue complicado para el club construir presupuestos desde el departamento de finanzas al no tener visibilidad sobre las facturas pendientes debido a la ausencia de flujos de trabajo de validación eficaz.

Para comenzar el proceso de digitalización del seguimiento de gastos y solicitudes de compra, el Olympique de Marseille inició la búsqueda de una solución escalable que proporcionara a los equipos financieros una información completa de los datos en tiempo real.

 

EXPECTATIVAS :

  • Una interfaz de presupuesto ágil, de acuerdo con el horario de competiciones.
  • Una solución automatizada de aprovisionamiento escalable que proporcione visibilidad sobre el seguimiento de gastos y presupuestos.
  • Una solución ergonómica e intuitiva, fácil de usar para los 120 usuarios dedicados a finanzas.

SOLUCIÓN

Digitalizar todo el proceso de aprovisionamiento elimina bloqueos para proveedores y usuarios

Equipado desde 2013 con otra solución de gestión de facturas de proveedores, en 2019 el Olympique de Marsella se fija en la experiencia de Esker para que sus siete empresas pasen al siguiente nivel de automatización, desde la compra hasta el pago (P2P), adoptando un enfoque de 360° para optimizar la gestión de proveedores, adquisiciones, cuentas por pagar y procesos de solicitud de gastos.

Antes de la pandemia, más de 300 proveedores enviaban casi 1.500 facturas por mes, haciendo de la transición al entorno digital y el proceso simplificado una necesidad.

La pandemia amenazaba con obstaculizar la implementación de las soluciones de Esker, pero los ajustes se hicieron rápidamente y las nuevas herramientas pudieron ser desplegadas de forma remota.

Los 120 usuarios pudieron adoptar rápidamente la nueva plataforma gracias a una interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que supuso el apoyo de todas las partes interesadas.

El Olympique de Marsella también decidió desplegar con Esker una amplia gama de funcionalidades adicionales, dejando todos los bloqueos de los procesos manuales ineficientes fuera del camino.

Tienes toda la información, puedes analizarla, decidir contra qué presupuesto quieres llevarlo, categorizarlo y cuando el cliente lo descuente automáticamente poder resolverlo."
Marjorie Bouet | Manager Cuentas por Pagar  en el Olympique de Marsella

Para satisfacer las necesidades específicas del club, Esker ha desplegado una amplia gama de características adicionales.

  • Agregar campos dinámicos para simplificar y acelerar la entrada de solicitudes de compra.
  • Los gráficos y los paneles de control permiten el seguimiento presupuestario en tiempo real.
  • Los nuevos formularios de proveedores facilitan su incorporación.
  • Establecimiento de un flujo de trabajo de validación integrado para agilizar y automatizar los procesos de validación de gastos y pagos.

Olympique de Marsella y Esker

RESULTADOS

Mejor visibilidad y ahorro de tiempo

El Olympique de Marsella pudo identificar varios beneficios notables después de solo unos meses de uso de la solución de Esker. 

Los equipos financieros tienen ahora mucha mayor visibilidad sobre gastos y facturas pendientes, mientras los flujos de trabajo de aprobación optimizados proporcionan rastreabilidad. 

Los usuarios observaron un ahorro de tiempo considerable y cierres financieros simplificados. Ahora pueden analizar datos en tiempo real, lo que les permite una previsión precisa, forjando así la resiliencia financiera que es vital para un club deportivo.

Desde el momento en que conocimos al equipo de Esker, sentimos que tenían una solución modular que encajaba perfectamente con nuestras necesidades. Ahora tenemos un proceso de colaboración eficaz.
Marjorie Lagrange Controller financiero en el Olympique de Marsella

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