RENOVARSE O DESAPARECER EN EL OLVIDO

POR CORALIE MARTY│DIRECTORA MARKETING DE ESKER IBÉRICA

Nos encontramos en tiempos de cambios bastante radicales. A lo largo de la historia, el ser humano nunca ha tenido que adaptarse tan rápido como ahora. La pandemia ha dejado las calles vacías y no hay casi movimiento. Eso sí, en las casas es otro cantar. Toda la vida se desarrolla entre cuatro paredes y es el teletrabajo lo que mantiene a flote a las empresas. ¿Qué hace falta para ello? Sólo es necesaria una conexión a internet y tener acceso a un portal de gestión. La plataforma de Esker ofrece la captura de documentos de proveedores y clientes, como facturas y pedidos, y permite acelerar la gestión administrativa de una forma vertiginosa, gracias al uso de tecnología propia basada en el Machine Learning y la Inteligencia Artificial, todo ello en la nube. Aquí te dejamos algunos ejemplos de lo que Esker puede hacer para la  industria, sector tan importante para la economía y que necesita soluciones de gestión adaptadas para mantenerse competitivo.

ASSA ABLOY, importante empresa de sistemas de cierres, procesa pedidos configurables un 97% más rápido con una solución basada en la nube.

ANTECEDENTES

El grupo ASSA ABLOY es el fabricante de cerraduras más grande del mundo. Hace unos años, ASSA ABLOY decidió modernizar sus procesos de gestión, comenzando por los pedidos de sus clientes. Su objetivo era potenciar este proceso reduciendo su coste administrativo, añadiéndole la capacidad de absorber picos de trabajo. Y para la gestión del aprovisionamiento y del cliente, eliminar ciertas complejidades inherentes a la naturaleza de su actividad: los pedidos configurables, que representan el 40 % del total. Estos pedidos se caracterizan por tener líneas de artículos con opciones (color, tipo, tamaño, etc.) y suelen conllevar mucho trabajo manual para procesarlos.

LA SOLUCIÓN PARA SUS PEDIDOS CONFIGURABLE

La adopción del portal de gestión Esker por parte de ASSA ABLOY ayudó a eliminar los puntos de intervención manual, con la adaptación de ocho diseños de pedidos configurables diferentes para garantizar que todos los datos clave fuesen extraídos para su posterior gestión. La tecnología de Esker es utilizada en la nube. Esto representó para la empresa un paso decisivo hacia la eficiencia, simplificando la formación de los usuarios y proporcionando a cada uno, información valiosa sobre todos los pedidos tratados, gracias a un panel de métricas y gráficos disponibles en su página de inicio. “En nuestra industria, en la que los pedidos configurables son habituales, cada día tenemos que tratar con múltiples diseños de pedidos y partidas secundarias. De todos los proveedores tecnológicos que hemos consultado, Esker era el único capaz de implementar el nivel de detalle al que teníamos que hacer frente. La flexibilidad de la solución y la facilidad de uso es impresionante. No tiene comparación.” Brie Cifaldi, coordinador de negocios electrónicos de Assa Abloy.

PRINCIPALES VENTAJAS

Proceso más rápido: el personal de administración comercial vio cómo la media del tiempo de gestión de los pedidos se reducía de 60 a 2 horas, lo que representa un 97 % de aumento en la velocidad.

Mayor visibilidad.

Los paneles de control del personal administrativo reflejan métricas como:

• Número de líneas validadas (diarias, semanales, mensuales)
• Pedidos atrasados (con más de dos días)
• Número de pedidos/líneas validadas por usuario
• Pedidos codificados con prioridad en espera de validación

Mayor rendimiento y productividad.

La captura de toda la información permite al personal administrativo de ASSA ABLOY clasificar fácilmente los tipos de pedidos, realizar todos los ajustes necesarios y acelerar la producción.

Reducción en los errores de gestión.

ASSA ABLOY observó una reducción drástica de errores, en el tratamiento de pedidos, lo que valoró en un ahorro de 250.000 € anuales. Otros ejemplos demuestran la capacidad de Esker para gestionar pedidos de kits de productos, pedidos de hasta 1.000 líneas, pedidos que se dividen automáticamente según el tipo de artículos o destino de envío, o pedidos planificados, que hacen referencia a un contrato anual de entregas a un precio estipulado de antemano.

URSA logra mayor eficiencia en los ciclos de aprovisionamiento y venta mediante soluciones de digitalización basadas en IA

ANTECEDENTES

URSA es uno de los mayores fabricantes de lana mineral y de poliestireno extruido (XPS) de Europa, y comercializa materiales de aislamiento térmico y acústico. Empujado por la necesidad de alinear a las personas con los procesos y la tecnología, URSA se propuso digitalizar sus procesos de cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR). En 2007, la compañía comenzó su proceso de transformación digital con Esker en la gestión de sus facturas entrantes y salientes con una solución local para sus oficinas de Madrid. En 2016, decidió centralizar los pagos a proveedores desde su Centro de Servicios Financieros en Polonia, y seguidamente llevó a cabo la transformación de la pedidos de clientes. Ya en 2017, decidió dotar de mayor eficiencia a todos sus procesos, saltando a la nube a través del modelo SaaS (Software como Servicio). En un primer momento, aplicó la solución en Francia, para implementarla a continuación en otras filiales europeas, hasta las 13 que actualmente utilizan la solución.

PRINCIPALES VENTAJAS

Los beneficios que URSA obtiene actualmente de su relación con Esker en sus procesos de venta y aprovisionamiento son:

• Gestión centralizada de cerca de 65.000 facturas de proveedores al año desde su Centro de Servicios Financieros en Polonia, con lectura mediante IA y archivado automático. Con ello ha conseguido una gestión de los pagos un 30% más rápida, con posibilidad de aprobación sobre la marcha gracias a la aplicación móvil Esker AnywhereTM, y eliminando costes de infraestructuras y mantenimiento.
• Gestión de más de 20.000 facturas anuales de clientes de las 13 filiales, adaptándose a la legislación de cada país y favoreciendo en cada uno la transición a la factura electrónica en función de sus normativas y plataformas. Además de una entrega más rápida de las facturas, URSA ha conseguido una mayor visibilidad del estado de la facturación y una drástica reducción en el uso de consumibles, fundamentalmente papel.
• Objetivo de gestionar el 80% de los pedidos de clientes desde la plataforma Esker. El proyecto piloto puesto en marcha en Italia y Austria ya permite procesar 10.000 y 4.200 pedidos anuales, respectivamente, reduciendo a la mitad el tiempo de gestión.Este año se desplegará la solución en Eslovenia, Francia, Rumanía y Hungría. Con la automatización de pedidos, URSA se propone mejorar su atención al cliente, reducir la introducción manual de datos y las tareas repetitivas y, en definitiva, liberar a los responsables del Servicio al Cliente para que puedan dedicar más tiempo a dicho servicio y a la mejora de los procesos de ventas.

“Cuando usas la tecnología para mejorar la vida de tus equipos, ves cómo se produce la magia. También es necesario convencer a la alta dirección de que la solución va a reportar beneficios importantes y tangibles a la empresa. Y hay que convencer a los usuarios finales de que no podrán vivir sin estos beneficios”, señala Gregor Miklavčič, European IT Manager y añade: “el proyecto ha tenido un gran éxito gracias al apoyo incondicional del equipo de expertos internacionales de Esker”.