La lucha contra el fraude
POR JORGE CORONA | DIRECTOR COMERCIAL DE ESKER IBÉRICA
La digitalización de los procesos es la clave de bóveda sobre la que se sustentan las finanzas de los países. Evitar el fraude ha sido la piedra angular de los gobiernos para limitar el mercado negro y sanear las finanzas. Todo tiene que ser digital: los documentos, las comunicaciones con el gobierno, la banca, el dinero… Cada nueva ley, supone un paso más en la escalada de la digitalización de procesos.
La digitalización como herramienta para prevenir el fraude fiscal
Europa ya nos ha marcado el camino en su documento ViDA (VAT In the Digital Age). Toda comunicación fiscal deberá ser digital antes del 2028.
En España hemos ido recibiendo mandatos de evolución digital mediante las últimas leyes que nos obligaron a trabajar con la administración por medio de un portal único (FACe/2015) o con las comunicaciones tributarias inmediatas (SII/2017). Ambos procesos en marcha y funcionando correctamente. Aunque ninguno de ellos es universal, el primero para los contratos con la administración y el segundo para las empresas de facturación mayor a 6M de euros.
En octubre del año anterior, el MINECO lanzó la ley Crea y Crece con el objetivo de agilizar la creación de empresas. Tampoco esta ley ha dejado pasar la oportunidad de dar un paso más en la digitalización de los procesos, en esta ocasión, dando un paso de gigante, ya no se podrá utilizar los PDF’s como facturas legales. A partir de una fecha, en principio, 2025, nadie podrá utilizar este formato en las transacciones comerciales. Se usarán documentos con contenidos estructurados. En vez del sencillo “salvar como” de Office, deberemos estar preparados para la creación de documentos técnicos. Más técnicos, más complejos de crear. Pero más sencillos de interpretar. Eliminando la necesidad de usar sistemas tipo OCR para leer documentos o enviar las facturas a un tercero para que las mecanice.
Obstáculos y desafíos para la digitalización total de los procesos fiscales
Todo suena muy bien. Un futuro de color de rosa para la administración y por extensión a todos los contribuyentes que veremos reducidas nuestras aportaciones al estado gracias a una recaudación más eficiente. Hay varios datos a tener en cuenta en esta evolución que deberían hacernos sospechar que esto no va a ser tan fácil.
En los años 60 se desarrolló un protocolo por el que se definían como deben comunicarse los datos en las transacciones comerciales entre empresas. Se llamó Intercambio electrónico de datos (EDI). Evolucionó en las cadenas de suministro en los años 90 e incluso se integró sin dificultad en la era de internet. El resultado de esto debería ser que a día de hoy todas las transacciones se realizan bajo este protocolo ¿verdad?
No.
El tejido empresarial, por definición, tiene empresas grandes, medianas y pequeñas, con especial mención a las micropymes que en España suponen un 97,47% del total. Es lógico pensar que las capacidades de implantar tecnologías disminuyan en función del tamaño. Exceptuando algunos startups, ni siquiera las empresas de nuevo cuño, tienen todos sus procesos automatizados y digitalizados. Esto es debido a que hay un doble factor de fricción a la hora de usar este tipo de protocolos bien engrasados.
El primero es el coste derivado de la propia implantación. Usar este tipo de sistemas obliga a que el emisor y el receptor se entiendan sin intermediaciones. Esto es, usando lenguajes estructurados y documentos técnicos (XML, UBL, etc).
El segundo factor sería el humano. Estos procesos tienen un origen humano y están supeditados a un mantenimiento del procedimiento sin incidencias. Por ejemplo, al intercambiar bienes. La posibilidad de la existencia de incidencias que modifiquen los datos de origen es muy alta y la capacidad de la tecnología de contemplar todos los escenarios, es compleja y obviamente cara, dificultando la digitalización total. Por lo que tenemos que, a día de hoy, no se ha conseguido una implantación total de estos procedimientos. ¿Qué ha cambiado para pensar que ahora sí?
La inversión a la pequeña empresa siempre se le hace bola, tanto por los recursos económicos como humanos. No hay manos para más. Pero no hay lugar para la duda sobre su participación tanto en la recaudación como en la escena económica global. Es parte imprescindible del tejido empresarial de nuestro país. No es lógico pensar, que solo con el pack digital, todos van a estar preparados para dejar de utilizar el office y el “salvar como” para crear una factura y pasar a comunicarse en formato técnico, con diferentes mensajes en cada proceso de facturación.
Y no hablamos únicamente de una ley, sino un conjunto de ellas que modifican las transacciones económicas de las empresas. Si hasta ahora hablábamos de la ley crea y crece, también debemos incluir la ley antifraude (2021). Para el año 2025 será obligatorio para todas las empresas, la comunicación inmediata de la información fiscal a la agencia tributaria, no solo las que facturen más de 6M como hasta ahora.
Desde la ley crea y crece nos obligan a usar facturas estructuradas e incluir campos de estado de los pagos de las facturas. Desde hacienda nos piden comunicación directa de los registros de las facturas. Para las empresas, ambas son obligatorias, pero ¿son complementarias?
En gran medida si, aunque puede haber aspectos en los que parezcan que piden lo mismo, pero con matices.
Ahora más que nunca se hace imprescindible estar acompañado de partners tecnológicos que entiendan el contexto, más allá de una ley y más allá de la gestión de una factura. La digitalización y automatización de procesos documentales han llegado para quedarse, la diferencia en nuestros días la marca la capacidad tecnológica que nos ofrecen los últimos avances en IA y las ventajas de la nube.
Estamos a las puertas de una nueva era en la gestión de los datos. Para recorrer con garantías esa transición, es necesario encontrar partners de confianza que ya hayan participado en procesos parecidos a nivel mundial, con experiencia contrastada de gestión de datos en la nube, más allá de las facturas, llegando a la integración de los dos grandes ciclos de compra y venta (P2P y O2C).
No hablamos de una ley, sino de un cambio de paradigma. ¿En quién vas a confiar tus datos?