La facturación electrónica obligatoria en España: Llegada de la ley "Crea y Crece"

Desde el momento de entrada en vigor de la nueva Ley Crea y Crece de 2022, las facturas ya no se emitirán en papel, salvo para ciertas empresas en el periodo transitorio definido por la Ley:1 o 2 años tras la aprobación del Reglamento (en función de que la facturación anual supere o no los 8 millones de euros). Las facturas anteriores a las fechas donde comienza la obligatoriedad y otros documentos como pedidos, albaranes, etc, se conservarán como máximo durante 10 años en su formato de emisión (papel o electrónico), conforme con la Ley 58/2003 General Tributaria y el Reglamento que regula las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012) en España, o durante el periodo exigido en las legislaciones de otros países.

Según lo que podemos ver en otros países, en particular Francia que tiene su proceso de transición más detallado, tiene todo el sentido seguir pensando en mantener la trazabilidad en todas nuestras transacciones, más allá de la sóla facturación. Tener una buena visibilidad sobre todo lo ocurrido en el ciclo de la transacción, sea de cara al aprovisionamiento o de cara al cliente, se mantiene como un elemento vital para el control de los flujos de gestión. Esta funcionalidad de tracking de auditoría es uno de los puntos fuertes de la plataforma de Esker. Por otro lado, si bien el Gobierno recibirá a través de la Solución Pública de Facturación Electrónica una copia de la factura en formato Facturae, la información del pago y la información fiscal obligatoria correspondiente, se conservará el documento original en cualquier formato electrónico aprobado o en otros formatos no estructurados como elemento probatorio en archivos locales. 

En sinergia con lo que dispone la Ley de Creación y Crecimiento de empresas sobre la facturación electrónica, está desarrollándose otro Reglamento sobre los requisitos de los sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Los contribuyentes del IS y del IRPF que desarrollen actividades económicas y utilicen sistemas informáticos de facturación, deberán adaptarlos y tenerlos operativos a partir del 1 de julio de 2024 (aunque posiblemente se retrase a 2025). El objetivo es que la información de facturación a la Administración Tributaria se haga en fu formato original, sin alteraciones en los registros. Para ello, se incorporarán a los registros la huella o "hash" del registro anterior y el momento en el que se genera cada registro de facturación, además de firmarse electrónicamente. De momento no se obliga a que los contribuyentes remitan a la Administración Tributaria de forma continuada, segura, íntegra, automática, consecutiva e instantánea todos los registros de facturación generados por sistemas informáticos que cumplan los requisitos. Si lo hacen, se considerarán "sistemas de emisión de facturas verificables" o "Sistemas VERI*FACTU" y no necesitarán firmar electrónicamente los registros. Las empresas sujetas al SII seguirán enviando la información fiscal del IVA por el mismo sistema.

Sí, la información para la Administración Tributaria seguirá remitiéndose por el SII para las empresas sujetas a este sistema. Para las que no están sujetas, el Reglamento apunta a la posible futura integración de los registros de facturación generados y remitidos a la Administración por los “Sistemas VERI*FACTU"”, en el contenido del libro registro de facturas emitidas referido en el Reglamento del IVA y de los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos, referidos en el Reglamento del IRPF (empresarios y profesionales). Y los destinatarios podrán descargar la información de esas facturas recibidas, para integrarla en sus libros registros. La Ley Crea y Crece se centra en la digitalización del flujo de información comercial que va del proveedor al cliente, donde se trasmite la factura, separándolo del flujo de información fiscal y del pago a remitir a la Administración según un modelo descentralizado (a diferencia de otros países como Portugal o el TicketBAI del País Vasco que también seguirá funcionando en su ámbito de aplicación).

Esker ha desarrollado desde hace muchos años, una plataforma única que contiene la capacidad de emitir y recibir todo tipo de documentos digitales, con una enorme capacidad de interoperabilidad con plataformas estatales y privadas del mundo. Esker se siente preparado para asumir cualquier exigencia de formato y transmisión de información electrónica de cara a la próxima entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, ofreciendo la misma plataforma para la gestión de la emisión y recepción de facturas y otra documentación que corresponda a las operaciones comerciales. 

Claro :) gracias a nuestra experiencia global en situaciones similares a España en otros países, las soluciones de Esker soportan ya algunas de las funcionalidades esperadas. Por otra parte, Esker está ya conectado con plataformas como FACe desde 2015, Chorus Pro en Francia desde 2016, SDI en Italia, entre otras plataformas estatales. 

En espera de la publicación de texto sobre el desarrollo de la Ley Crea y Crece, gracias a las reuniones con círculos de expertos que mantenemos de forma regular, estamos anticipando varios escenarios de desarrollo para construir una solución "Reforma B2B 2024 Ready” que limitará y anticipará los esfuerzos de implementación para Esker y sus clientes, cuando llegue el momento de la entrada en vigor (campos obligatorios, formatos comunes, lenguajes, interoperabilidad, etc.).
 

Sí, la plataforma Esker reúne todos los requisitos que exige el artículo 10 Reglamento de la Ley Crea y Crece para operar como plataforma de intercambio de facturas electrónicas. Ya está certificada ISO/IEC 27001 : y utiliza protocolos seguros de transmisión de la información que cumplen con las especificaciones AS2 o AS4 , sobre la seguridad de la información y de las transmisiones y otros requisitos de tipo operativo y de solvencia como empresa.

Aunque el formato PDF dejará de ser un formato válido en la relación entre empresas obligadas a la facturación electrónica en España, las que ya emitan facturas electrónicas las acompañarán de un documento PDF que puedan leer las empresas y profesionales que aún no estén obligados a recibir facturas electrónicas: Esker se compromete a emitir siempre este documento en PDF anexo a la factura electrónica. En todo caso, la solución de facturación de proveedores de Esker te permitirá recibir facturas electrónicas de cualquier país, y la de facturación a clientes, enviar facturas a España y a cualquier país conforme con la legislación española y la de cualquier país de destino, respectivamente. Esker trabaja actualmente sobre los desarrollos necesarios para soportar todas las conexiones posibles en varios portales estatales y privados como es el caso de Francia que tiene los mismos plazos que España, con un modelo parecido, y en otros países. No obstante, cada caso será estudiado en función de la situación de cada empresa. Un comercial te atenderá con mucho gusto y estudiará tu contexto particular. 

Seguramente. Si España sigue el modelo francés, cuyo Gobierno fiscal ofrece a las empresas un periodo para presentar su candidatura a ser proyecto piloto, será nuestro deber el acompañar a las empresas clientes que desean ser pioneras. Nos permitirá probar que todo funciona, y para ello los pilotos se beneficiarán de condiciones muy favorables. Por otra parte, prevemos que el Gobierno español nos otorgarán a las empresas proveedoras una fase de test, un mes o dos antes de la entrada en vigor de la Ley.  

Puedes contactar (a través nuestro) con una Consultora como KPMG o Accenture, que tiene capacidad Fiscal y Consultoría para proporcionarte una visión completa sobre los impactos de la reforma (IVA, Procesos, Tecnología y Organización).

Sí, contáctanos a través de esta web o mediante tu responsable de cuenta. En función de tu situación, te ayudaremos directamente o te pondremos en contacto con alguno de nuestros Partners Consultores como KPMG, Accenture, EY o PWC, para acompañarte en esa adaptación.

Las plataformas privadas del proveedor, del comprador y la Solución Pública de Facturación Electrónica deberán estar interconectadas y asegurar la interoperabilidad de formatos de facturas de modo que un proveedor pueda elegir, si quiere, una única plataforma (privada o la Solución Pública) para facturar a todos sus clientes. Si el proveedor utiliza la Solución Pública de Facturación electrónica, la plataforma del cliente estará obligada a transformar el mensaje de factura electrónica para que se ajuste a la sintaxis y especificaciones técnicas acordados por ambas partes (si estas difieren de la sintaxis Facturae y especificaciones de la Solución Pública). Si el proveedor utiliza una plataforma privada diferente para enviar las facturas electrónicas, será su plataforma la obligada a transformar el mensaje de factura electrónica antes de que quede firmado electrónicamente para que se ajuste a la sintaxis y especificaciones técnicas acordados previamente entre ambas partes. Y mientras un proveedor no esté obligado a facturar electrónicamente, la plataforma del cliente tendrá que convertir a un formato estructurado aprobado las facturas recibidas en PDF e incluso en papel.

La factura electrónica a los efectos del Reglamento es aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis (que muchas empresas ya utilizan en su relación con las AAPP y también en el ámbito B2B: a) Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII). b) Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015 c) Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735 d) Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento. El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital podrá añadir otras sintaxis admitidas que sean ampliamente utilizadas en un determinado sector económico o debidas a la innovación tecnológica. Todas las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada. Cuando las facturas se transmitan entre plataformas privadas diferentes, la sintaxis y especificaciones técnicas de las facturas serán las acordadas por el emisor y destinatario de las mismas. A falta de acuerdo, será la sintaxis Facturae y las especificaciones requeridas por la Solución Pública de Facturación Electrónica.

Significa que, en un flujo de información diferente al envío de la factura, el destinatario de la factura deberá informar a la contraparte de los siguientes estados de la factura:

a) aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.

b) pago efectivo completo de la factura y su fecha.

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

c) aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.

d) pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.

e) cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días hábiles nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso. Los operadores de plataformas privadas asegurarán soluciones ágiles para intercambiar esta información. Sin embargo, puede incluirse también información sobre otros estados de la factura que no indica la Ley pero muy necesarios para el ahorro de costes y eficiencia en los procesos empresariales. En caso de utilizarse la Solución Pública de Facturación Electrónica, los destinatarios de las facturas también informarán de los estados:

a) aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha. Se entenderá producido rechazo cuando en los plazos reglamentariamente establecidos se emita y envíe factura rectificativa indicando esta circunstancia.

b) pago efectivo completo y su fecha. Si los destinatarios están sujetos al SII, deberán informar, de la forma que se determine, respecto de las facturas registradas en su libro de registro de facturas recibidas, en plazo no superior a 4 días hábiles nacionales, desde que se produzca. En el resto de casos, esta información se realizará tal y como se determine por Orden Ministerial.

La AEAT dispondrá los mecanismos precisos para que a través de la Solución Pública puedan comunicarse voluntariamente los retrasos en el pago o impago de facturas por cualquier empresa o profesional, ya sea el emisor o el receptor de las facturas.

La reglamentación no cambia en este aspecto. El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación determina que cada factura tiene un número y que no debe haber una ruptura en la secuencia, así como el contenido mínimo de las facturas. Las empresas que ya han implementado facturación electrónica e incluyen datos de comerciales en las facturas (números de pedidos, referencias de centro de costes, etc.) podrán seguir manteniéndolos, porque permiten ahorrar costes de gestión en las empresas. Solo se modifican aspectos de ese Reglamento como el concepto de factura electrónica según la nueva Ley, el actual requerimiento de su aceptación por parte del receptor y cómo garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica mediante forma electrónica avanzada, EDI, otros medios que se comuniquen a la AEAT o los procedimientos que ésta disponga cuando se utilice la Solución Pública de Facturación Electrónica.

Las empresas y profesionales podrán pedir otras especificaciones de información en el contenido de las facturas electrónicas que reciban (más allá del mínimo obligatorio) siempre que lo hayan acordado contractualmente con su proveedor. Siempre que esa información esté disponible para el emisor de la factura con anterioridad a la fecha de la operación que se documenta. En la Solución Pública de Facturación Electrónica también podrá existir contenido voluntario adicional de las facturas electrónicas, que hayan acordado emisor y receptor, en la medida en que así lo prevea la sintaxis Facturae.

Todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único que necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.