Adaptando su empresa a la facturación en PDF y EDI… antes de que sea demasiado tarde

GESTIONAR EL EDI YA ES OBLIGATORIO, PERO EL PDF SIGUE SIENDO NECESARIO

Hasta ahora, las empresas han podido enviar y recibir por correo electrónico facturas basadas en imágenes en formato PDF (con o sin firma electrónica); sin embargo, con la creciente legislación gubernamental que obliga al intercambio de facturas electrónicas en formato estructurado, los PDF ya no bastan. Las empresas deben generar y gestionar datos de facturación estructurados para todas las facturas entrantes y salientes para seguir cumpliendo las normas y para poder cobrar.

El intercambio electrónico de datos (EDI [por sus siglas en inglés]), como indica su nombre, es el proceso mediante el cual se intercambian datos entre empresas en un formato electrónico acordado de común acuerdo. El mayor beneficio de la tecnología EDI es que permite una total automatización con un intercambio de mensajes fluido y seguro entre las empresas, generando documentos informáticos. Esto potencia la eficiencia, simplifica las transacciones y aumenta el ahorro de costes.

Pero el intercambio exclusivo de archivos EDI puede no resultar adecuado para todas las empresas. Las pequeñas y medianas empresas suelen tener problemas para gestionar el EDI, mientras que los PDF pueden ser creados fácilmente desde la mayoría de los sistemas ERP [sistemas de planificación de recursos empresariales]. Además, para las empresas de todos los tamaños, el contenido de la factura debe estar disponible en un formato legible por las personas para que pueda ser validado por los departamentos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. No se trata de elegir una u otra opción: para que las empresas tengan éxito, tienen que utilizar tanto el EDI como el PDF.

Es esencial encontrar el socio adecuado desde el punto de vista legal, procedimental y técnico. La fortaleza de Esker reside en su capacidad tanto de generar un archivo EDI a partir de un PDF como de formatear un archivo EDI en un PDF para modos de transmisión de salientes y entrantes. También puede procesar cualquier formato EDI para que cumpla con las normas  internacionales.

EDI PARA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA B2B Y B2G

El sector privado fue el principal impulsor del desarrollo inicial del mercado para EDI, debido a su increíble eficiencia. Las empresas grandes fueron las primeras en animar a sus socios a enviar o recibir facturas EDI. Actualmente, son los gobiernos quienes lo exigen cada vez más.

Algunos gobiernos fomentan el EDI para digitalizar los intercambios B2B y aumentar la productividad. Por ejemplo, los gobiernos de Singapur y Australia han adoptado PEPPOL, un conjunto de especificaciones que permite a las empresas transmitir electrónicamente un formato común de EDI normalizado a los compradores del sector público y a las empresas privadas en diferentes fases de los procesos electrónicos de compra.

En algunos países, la facturación EDI se ha convertido en una obligación legal para el control de impuestos. Reducir la divergencia en materia de IVA es el principal acelerador de la digitalización de documentos empresariales, fiscales, de comunicación, de inventario, mercantiles y logísticos. Las autoridades tributarias obligan a que las empresas de un país intercambien facturas en formato EDI y promueven, o incluso requieren, el uso de un modelo de liquidación a tiempo real (las facturas deben ser comunicadas a y autorizadas electrónicamente por la administración tributaria antes de o durante el proceso de intercambio). Esto asegura que las administraciones tributarias tengan acceso total a los datos de facturación de las empresas, lo que les permite
monitorizar transacciones comerciales en su integridad.

Estas obligaciones de facturación impuestas por los gobiernos han impulsado a muchas empresas a dar el salto tecnológico a EDI para cumplir con la legislación o, por el contrario, quedar excluidas de los intercambios comerciales.

UNA LECCIÓN DESDE ITALIA

Italia fue el primer país de la Unión Europea que legisló la facturación electrónica obligatoria entre empresas privadas, empleando un régimen de modelo de liquidación. La norma se puso en práctica no solo para evitar el fraude del IVA, sino también para simplificar los procedimientos administrativos.

Desde el 1 de enero de 2019, las empresas de cualquier tamaño deben generar facturas EDI en un formato Fattura-PA y enviarlas a la plataforma de la autoridad tributaria para su entrega a los clientes. También se les exige que gestionen las facturas Fattura-PA de sus proveedores, recibidas a través de la plataforma de la autoridad tributaria. Las empresas tuvieron que o encontrar un socio para la automatización de sus facturas EDI, introducir manualmente las facturas en un portal web, o construir su propia conexión directa, corriendo ellas mismas con los gastos. El incumplimiento implica fuertes sanciones económicas.

Tomando Italia como ejemplo, disposiciones similares serán realidad dentro de poco en otros países como España y Singapur. Las empresas tienen que prepararse ya para el EDI.

ESKER, SU SOCIO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Esker apoya firmemente el movimiento global para la normalización de intercambios entre los sectores privado y público. Su plataforma única permite el cumplimiento de facturación electrónica de facturas para el proveedor y para el cliente en todo el mundo.

Esker proporciona soluciones para gestionar fácilmente cualquier formato de entrada (por ejemplo, PDF, XML, cualquier formato de EDI, etc) y para generar cualquier formato de salida previsto (por ejemplo, PDF, XML o un formato específico ERP). Las soluciones de Esker permiten extraer datos de un documento en formato PDF o de un archivo de EDI de cualquier formato (por ejemplo, EDIFACT, ANSI, UBL, iDoc, XML, etc), gestionar multiformatos y multicanales y proporcionar la edición de datos en el formato EDI adecuado, así como en un formato PDF legible por las personas. Esker proporciona intercambios seguros a través de cualquier medio de envío de comunicaciones (por ejemplo, AS2, PEPPOL, SFTP, etc) e interoperabilidad con cualquier plataforma de prestadores de servicios y de administraciones públicas (por ejemplo, Chorus, FACe, SDI, PEPPOL, etc).

Para reforzar todavía más su compromiso con la interoperabilidad mundial, Esker es también un Punto de Acceso certificado a PEPPOL. Esker procesa, envía y recibe facturas de cualquier receptor de la red PEPPOL, por lo que se considera que los clientes de Esker están preparados para PEPPOL.

En el contexto internacional actual, en el que cada país tiene su propia legislación,
las normas de facturación electrónica son cada vez más complejas, con diversos formatos EDI. Esker tiene un conocimiento competente de la tecnología y del mercado local para adaptar su solución a requisitos legislativos en evolución.