Testimonio cliente

DIGITALIZA LA GESTIÓN DE SUS FACTURAS DE PROVEEDORES

Industria
Comercio Mayorista/Distribución
Tamaño de empresa
1500
Volumen de negocio
442
Solution
Cuentas por Pagar
  • 20
    Países
  • Navision
    ERP
  • 120.000
    Facturas de proveedores

Gracias a la digitalización de sus cuentas por pagar, la compañía de automoción consigue optimizar y simplificar el trabajo administrativo, eliminando papel y aumentando su eficiencia. La digitalización de las Cuentas por Pagar fue clave durante la época de pandemia iniciada en 2020

 

APUESTA

Optimizar y simplificar el trabajo administrativo en el grupo.

Domingo Alonso es un grupo de empresas nacido en Gran Canaria en la primera mitad del siglo XX. Después de iniciar su aventura en el sector de la horticultura, en 1935 dará un giro a su actividad hacia la importación de automóviles. El grupo formado por más de 30 empresas es, hoy en día, el cuarto mayor importador de la marca Volkswagen a nivel mundial. 

La compañía se divide en unidades de negocio diferenciadas, entre las que destacan las de Importers, Retail, Mobility, Services and Tech. En 2018, el departamento financiero del grupo Domingo Alonso buscaba una herramienta digital que le ayudara a mejorar la relación con sus proveedores, optimizar sus pagos y la estructura del departamento, centralizando la recepción de facturas. Asimismo, se proponía eliminar el papel de las oficinas, acelerar la búsqueda de archivos digitales y trabajar con factura electrónica.

El proceso que venían llevando a cabo era el escaneo y subida al ERP Microsoft Dynamics NAV de cada una de las 120.000 facturas anuales que maneja el grupo, con las consecuencias habituales de la gestión manual sobre la eficiencia del departamento contable: falta de visibilidad sobre el proceso, mucho tiempo perdido y errores.

El principal objetivo del proyecto era reducir la complejidad del proceso y automatizar muchas de las tareas manuales para alcanzar un mayor grado de eficiencia. Se identificaron y crearon diferentes flujos de trabajo específicos en función de las diversas casuísticas y necesidades.

Esker nos ha permitido centralizar toda la gestión y recepción de facturas en único punto. Además, hemos podido estandarizar procesos y automatizar muchas tareas manuales, lo que nos permite ser más eficientes.
Alejando Suárez | Analista Digital en Domingo Alonso

 

DESAFÍOS :

  • Adoptar una solución flexible con un flujo de validación electrónico adaptado a la organización, que permita validar las facturas desde cualquier lugar.
  • Mejorar la relación con proveedores con pagos precisos y puntuales, resolución rápida de disputas y canal de comunicación en tiempo real gracias al portal de proveedores.
  • Automatizar el proceso y reducir los errores básicos de la gestión manual, así como las ineficiencias y tareas que no aportan valor.
  • Integración con Navision.

SOLUCIÓN

Acompañamiento al equipo y a sus proveedores hacia la digitalización

El equipo de Compras y Gastos eligió la solución de Esker para optimizar todo el flujo de sus cuentas por pagar, desde la recepción de las facturas hasta el pago. El proyecto fue un éxito y el departamento ha conseguido aumentar la eficiencia y la automatización de tareas manuales. 

El proyecto llevado a cabo con Esker ha permitido a Domingo Alonso tener mayor visibilidad de las cuentas por pagar de todas las empresas del grupo de forma unificada y en tiempo real. Todos estos datos le han ayudado a tener mayor visión de las finanzas del grupo, redistribuir cargas de trabajo a nivel interno y basarse en KPI’s fiables para tomar decisiones.

También se añadieron funcionalidades específicas que Domingo Alonso apreció mucho, como los filtros globales de división por empresas. Esta funcionalidad les ha permitido hacer búsquedas concretas por empresa y optimizar el trabajo dentro del departamento. Los usuarios pueden ver solamente las facturas que les interesa, pero además sólo se tienen en cuenta las empresas seleccionadas para los KPIs, vistas, contadores, informes, etc.

Por otra parte, se puso a disposición de los proveedores un portal personalizado con la imagen corporativa del grupo, a fin de que tengan así acceso a operaciones en modo autoservicio a la información de pago. De este modo, se aporta valor tanto al proveedor, que tiene información sobre el estado y el pago de sus facturas, como a Domingo Alonso, que se ha liberado de una carga de trabajo adicional.

Lo que más nos ha gustado de la solución de Esker es que facilita la vida a nuestros proveedores y a nuestro equipo de Cuentas por Pagar, gracias al portal de proveedores, y a los paneles de control con gráficos en tiempo real sobre todo lo que ocurre con las facturas.”
Alejando Suárez | Analista Digital en Domingo Alonso

 

RESULTADOS

Empleados y clientes satisfechos

La implementación de la solución de digitalización de facturas de proveedores de Esker, permitió al grupo Domingo Alonso centralizar toda la gestión y recepción de facturas en un único punto. Además, han podido estandarizar procesos y automatizar muchas tareas manuales, lo que les permite ser más eficientes.

La implantación de Esker en todas las áreas de negocio del grupo no era una tarea sencilla, ya que tenían operativas diferentes en función de los sectores en los que operaban.
Esker se adaptó a todas ellas y creó flujos de trabajo específicos en función de las diversas casuísticas que tenían. La implementación personalizada por sprints permitió una cómoda implantación.

  • Eficiencia y visibilidad
  • Reducción de errores
  • Teletrabajo posible a la hora de acceder a los archivos digitales
  • Mayor confianza y satisfacción de los proveedores

Con Esker hemos conseguido eliminar gran parte del trabajo manual, la digitalización del proceso de registro de facturas nos permitió seguir trabajando con normalidad durante la pandemia.

Alejando Suárez | Analista Digital en Domingo Alonso

período de crisis sanitaria 

Al tener un sistema de recepción, registro y control de las facturas de proveedores totalmente digitalizado, Domingo Alonso Group gestionó con facilidad todas sus Cuentas por Pagar. Con la solución de Esker pudo seguir con la actividad normal de la empresa sin problemas. 

El contacto con los proveedores seguía siendo el mismo e incluso mejoró la relación con ellos al disponer de herramientas que facilitaran la recepción y el pago de sus facturas. El contexto de la crisis sanitaria tuvo un impacto mínimo en la gestión de proveedores y Cuentas por Pagar en Domingo Alonso Group."

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