Gestión de Reclamaciones y Cargos de Clientes

Estudio de mercado sobre la práctica de los Cargos de Clientes en Gran Consumo

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¿Por qué automatizar la gestión de cargos y reclamaciones con Esker?

La captura automática de datos y el flujo de trabajo electrónico impulsados por Inteligencia Artificial de la solución de de reclamaciones y cargos gestiona tanto las quejas relacionadas con productos (por ejemplo, escasez de productos, productos dañados, etc.) como los cargos de tus clientes (facturas comerciales y promocionales, cargos de penalización, contribuciones de marketing, etc.) que son habituales en el ecosistema entre proveedores y distribuidores ayudándote a porteger tus márgenes.

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    CAPTURA
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    en un solo lugar y conecta los datos de las reclamaciones del cliente con la factura de la empresa, el pedido, el albarán o los datos del contrato.
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    CATEGORIZA
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    y analiza en tiempo real las reclamaciones por fecha, tipo o cliente.
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    INTEGRA
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    gracias a un flujo de trabajo de investigación y aprobación flexible y una interfaz fácil de usar con una herramienta de chat interna.
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GBFoods“Estamos automatizando con Esker la lectura de cabeceras y lineas de los cargos. Esperamos liberar aproximadamente unas 500 horas anuales, en beneficio de tareas de mayor aporte al departamento." 

Susana López, Front Office Team Leader en GBFoods

 

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Mejora la visibilidad y acelera el proceso

Las facturas de cargos no siempre son un documento, a veces llegan como descuentos en pagos realizados por tus clientes. De forma que, no sabes lo que vas a ingresar realmente al final del periodo. Esas deducciones en los cargos pueden provenir por múltiples razones: rappels dentro de acuerdos comerciales, promociones, notas de abono, penalizaciones logísticas y otros motivos no previstos. Lo primero consiste en categorizarlos de forma automática desde la captura.

Desde la recepción puedes:

  • Capturar la imagen de todas las facturas de cargos, desde cualquier canal.
  • Filtrar y categorizar por tipo, canal, retailer, formato, tipo de IVA, etc.
  • Visualizar los cargos para fácilmente conciliarlos con los acuerdos comerciales.
  • Adjuntar los documentos justificativos a cada cargo.
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¿QUÉ HAY DETRÁS DE LA GESTIÓN DE CARGOS Y RECLAMACIONES?

35 años de experiencia y un fuerte compromiso de desarrollo son elementos clave en la innovación continua de la solución Esker. Los agentes del Servicio al cliente o de departamentos financieros pueden acelerar de forma drástica la tramitación de las facturas de cargos y las reclamaciones, obteniendo más visibilidad y previsión en la gestión financiera de la relación comercial. Esto es lo que hay detrás de la solución de digitalización:

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    INTELIGENCIA ARTIFICIAL & RPA

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    Esker combina tecnologías de Inteligencia Artificial y RPA para optimizar el reconocimiento de datos en las reclamaciones de los clientes, cotejar la reclamación con las cuentas por cobrar o retirar documentos justificativos de los portales de los clientes, así como para obtener un control financiero en forma de previsión sobre los cargos en tiempo real, reportando el IVA a Hacienda en el tiempo requerido.

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    FLUJO DE TRABAJO CONFIGURABLE

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    La solución de Esker incorpora un flujo de trabajo de varios niveles preconfigurado basado en el tipo y la cantidad de reclamaciones existente. Permite a los usuarios de diferentes departamentos (por ejemplo, ventas, cadena de suministro, etc.) investigar todo lo que ocurre con ellas obteniendo una visibilidad total gracias a KPIs claves, métricas en tiempo real, trazabilidad y un histórico de todo lo ocurrido.

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    INTEGRACIÓN ERP

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    La solución de Esker se integra con cualquier sistema ERP, lo que reduce la carga de implementar la solución en un entorno ERP híbrido. Una vez que las reclamaciones han sido aprobadas en la solución de Esker, se pueden contabilizar automáticamente en el ERP como una nota de crédito o en una cuenta específica.

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    COLABORACIÓN Y COMUNICACIÓN

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    Para mejorar la colaboración y la comunicación dentro de la empresa, una herramienta de chat interno permite a los usuarios seguir las comunicaciones directamente sobre la reclamación, que luego son visibles para todos los colaboradores. Los gestores también pueden aclarar las reclamaciones directamente con los clientes, utilizando el chat externo que también está directamente vinculado a dicha reclamación.

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Medir para mejorar la gestión de cargos

Los principales KPIs a tener en cuenta en toda gestión de cargos

mejorar la gestión de cargos webinar Esker
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Esker se adapta a ti.

Contabilizar facturas, identificar cargos de clientes para deducir el importe a las ventas, reportar el IVA para cumplir con Hacienda, realizar el apunte contable e informar la cuenta de cliente... son tareas que representan una labor manual árdua pero de obligado cumplimiento ya que está sujeta a plazos estrictos. Con la estandarización que permite la solución de Esker, puedes acelerar las etapas de categorización, workflow de consulta y validación, conciliación con acuerdos, asignación al centro de coste correcto, etc. Pero como no hay dos casos iguales, la solución de Esker es modular y se adapta a tu organización. De esta forma, te ayudamos hasta dónde tú lo necesites, conforme con los requisitos y posibilidades de tu infraestructura. Eso sí, siempre con la garantía de aportarte lo esencial: eficiencia gracias a una gestión acelerada, previsión contable, visibilidad mediante KPIs, métricas, gráficos e informes.

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