Testimonio cliente

GRUPO HELIOS

EL GRUPO HELIOS DIGITALIZA LA GESTIÓN DE SUS FACTURAS DE PROVEEDORES Y CARGOS

Industria
Alimentación
Tamaño de empresa
600
Volumen de negocio
180.555.000 €
Solución
Cuentas por Pagar
,
Solución
Cargos
  • 37 000
    Facturas de proveedores
  • 4
    países
  • SAP
    ERP

Digitalizando su proceso de facturación, Grupo Helios transformó la forma de trabajar de sus equipos. Menos tiempo invertido y modernización de procesos. Descubre su experiencia.

Requisitos de partida: cómo elegir la tecnología adecuada

En general, lo que suelen buscar las empresas es facilidad de uso, flexibilidad y acompañamiento. Con estos tres ingredientes, el éxito de la adopción estará asegurado.
El grupo Helios está equipado con un sistema de gestión para la contabilidad de facturas de proveedores, que será sustituido por SAP. Por esto, la solución elegida tenía que ser totalmente independiente y accesible en la nube, para poder trabajar en remoto desde un portal dedicado. Claves en la decisión, la facilidad de acceso y de uso gracias a la pantalla de inicio del portal, con sus indicadores clave y gráficos que indican la situación en tiempo real, y los menús personalizados para una contabilización precisa y rápida. Todo ello aseguraba una rápida adopción por parte de los usuarios, con una brevísima curva de aprendizaje.

En cuanto a flexibilidad, el grupo valoró el tener un flujo de validación electrónico adaptado a la organización, y una APP para poder validar las facturas desde cualquier lugar, fueron dos puntos fuertes de la oferta de Esker. Para terminar, el acompañamiento es clave en todo proyecto de transformación digital. En caso de Helios e Iberfruta, Mercedes menciona una “nota destacable a Esker para la implementación y puesta en marcha del proyecto, siendo muy útil y recomendado, además, el acompañamiento funcional por parte del Servicio de CX de Isabel”.

 

DESAFÍOS :

  • Necesito liberar tiempo del equipo para que se dediquen a tareas de mayor valor añadido
  • Debemos reducir la complejidad del proceso y conseguir una rápida adopción por parte de los usuarios
  • Adoptar una solución flexible con un flujo de validación electrónico adaptado a la organización, que permita validar las facturas desde cualquier lugar
  • La solución futura debe ser compatible con SAP

el proceso de validación es clave en todo
departamento financiero.

Helios cuenta con unos 30 revisores en una sola planta. Iberfruta, unos 10 revisores repartidos en 4 plantas, en distintas ubicaciones de la geografía española. Realizar este proceso de forma electrónica acorta enormemente el tiempo de gestión de los documentos financieros. La reducción se estima en un 20% de momento, hasta que algunos de los procesos de validación acaben de ser optimizados.

"Esker nos da visibilidad, conociendo cada día las facturas y cargos que tenemos para contabilizar, esto nos agiliza a la hora de hacer los cierres contables y poder provisionar en tiempo y forma.”
Mercedes Soto | Directora financiera de Helios

  • Mayor visibilidad sobre facturas y cargos pendientes que agiliza los cierres y provisiones
  • Mayor agilidad en la contabilización
  • Reducción de tiempos en la validación, control y contabilización
  • Control presupuestario, validaciones rápidas y sencillas
  • Teletrabajo posible a la hora de acceder a los archivos digitales.

Mejor satisfacción del equipo y clientes

Desde la implementación de la solución de digitalización de facturas de proveedores de Esker, el equipo de Helios está más contento con su trabajo diario. El ahorro de tiempo es importante y cada uno puede dedicarse a tareas más interesantes para la compañía. Además, el impacto en la moral del personal administrativo financiero es positivo, porque la contabilización es más ágil, el control es mayor y la transparencia en el proceso es total.

La solución de Esker para la captura y gestión de facturas de proveedores y de cargos nos permite optimizar los tiempos, tener un mejor control presupuestario, y unas validaciones rápidas y sencillas.
Mercedes Soto | Directora financiera de Helios

período de crisis sanitaria 

Aunque el equipo de Helios siguió trabajando en las oficinas, las personas que tuvieran problema para desplazarse, como en muchas otras organizaciones durante el periodo de pandemia, no tuvieron problema para conectarse al sistema de validación de facturas. Y es que la actividad de gestión financiera se rige por plazos estrictos de pagos y reportes, con obligación de cierres y procesos de auditorías a cumplir.

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