Cómo allanar la pendiente de la conciliación de cobros

La conciliación de cobros es una fase del proceso de cuentas a cobrar (O2C) con un impacto muy significativo en las empresas. En un reciente webinar en el que Esker abordó su mejora apoyándose en Inteligencia Artificial (IA), el especialista en Soluciones de Optimización de Working Capital de la compañía, Miguel Quijano, llegó a cifrar en unos 13 millones de ventas potenciales las pérdidas que podría sufrir una empresa de alrededor de 1.000 millones de euros de facturación si no gestiona eficientemente este proceso.

Según los datos que maneja el especialista, el 50% aproximadamente de las empresas o no tiene ningún tipo de automatización para conciliar cobros con pagos o posee unas herramientas de automatización muy rudimentarias. Para resolver esta problemática, Esker dispone de Cash App, su solución de conciliación de cobros impulsado por la IA de Esker Synergy.

Durante el webinar, la propia directora financiera (CFO) de Esker, Cristina Balaguer, compartió la experiencia en primera persona, dado que Esker comenzó a utilizar la solución a principios de año. “La llegada de Cash App ha supuesto un antes y un después, un nuestro día a día”, explicó la CFO, afirmando que “ahora tenemos automatizado la mayor parte del proceso”.

Adiós a las hojas de cálculo

Previo a la implantación de Cash App, la compañía gestionaba la conciliación con hojas de cálculo, tal y como sucede en muchas de las organizaciones. Este método no sólo requería mucho tiempo y concentración, sino que entrañaba riesgos de cometer errores motivados por el volumen de cobros y el ritmo de trabajo que impone el día a día.

La conciliación no es un proceso sencillo y, en cierto modo, recuerda a resolver un rompecabezas: existen muchas piezas de información que provienen de fuentes diversas y han de encajar para conciliar las cuentas. El especialista en conciliación de cobros no sólo debe recopilar y gestionar la información que contienen los ficheros de movimientos bancarios relacionada con los pagos recibidos, sino también los avisos de pago que llegan por diferentes medios (correo electrónico, correo postal…) y en diferentes formatos (PDF, hojas de cálculo, texto de e-mail…). A todo ello, además, es preciso sumar la consulta de la información sobre las partidas pendientes que contiene el ERP.

Este era el escenario al que Esker se enfrentaba cuando decidió implantar Cash App. Según Cristina Balaguer, la situación ha dado un giro copernicano, puesto que ahora “la solución asigna y liquida partidas abiertas de forma precisa y sin intervención manual”. El trabajo del especialista de cobros es centrarse en gestionar las excepciones que, además, cada vez son menos dado que la IA aprende de cada caso mejorando para casos futuros.

Aprendizaje continuo

La CFO quiso llamar la atención sobre las diferentes casuísticas a las que la propia Esker se enfrenta en su conciliación de cobros. “Puede ocurrir que un solo pago se refiera a varias facturas o agrupe pagos de diferentes clientes que pertenecen al mismo grupo o, para rizar más el rizo, que sean remesas de recibos que incluyen pagos de diferentes clientes que nada tienen que ver entre sí”, explicó la experta.

Adicionalmente, se pueden dar circunstancias de pagos incompletos, con cantidades inferiores al importe de la factura o, excepcionalmente, pagos por exceso. En estos casos es preciso identificar esas excepciones y aplicarlas al concepto adecuado, puesto que existe la posibilidad de que al cliente se le haya aplicado un descuento, un cargo, una comisión o incluso una retención de impuestos.

Conciliado el cobro, el trabajo no ha terminado: hay que liquidar las cuentas y las facturas en el ERP, así como hacer los ajustes oportunos utilizando las cuentas contables correspondientes. 

Cash App carga automáticamente y centraliza toda esa información –incluidas  las partidas pendientes en el ERP- y, a través del panel de indicadores, es posible ver qué tareas o qué documentos se han procesado automáticamente y cuáles requieren de intervención manual.  “La magia de Cash App”, como la denominó la CFO, hace que el sistema aprenda de esas intervenciones del especialista y las ejecute en el futuro gracias a la opción de conciliación automática.

Aprovechando la IA avanzada de Synergy AI, la solución no se limita a identificar las excepciones que requieren del especialista, sino que ofrece sugerencias inteligentes para facilitar la asignación manual.

Mayor precisión y visibilidad

Apoyando la exposición de Cristina Balaguer, el Presales Consultant de Esker, Vicente Herrero, realizó una demostración práctica durante el webinar. En la demo, los asistentes pudieron ver en vivo cómo el cuadro de mandos personalizable de la solución centraliza toda la información que interviene en la conciliación de cobros, pudiendo aplicar filtros para buscar todos los pagos de un pagador específico, todo su historial de pagos, todas las facturas, etc. “Puedo tener acceso a toda la información de una manera muy rápida si necesito consultar cualquier dato preciso”, afirmó el consultor. 

Vicente Herrero mostró en vivo conciliaciones con diferentes grados de complejidad, incluyendo pagos sin avisos previos y con múltiples combinaciones. En esos casos, la solución expone varias sugerencias de conciliación, proponiendo en primer lugar las que vencen antes, facilitando la labor de investigación del especialista de cobros. Cuando la ambigüedad sea insalvable, desde la misma solución es posible comunicarse con el cliente, apoyándose en plantillas de mensajes a tal efecto.

El consultor relató el caso de un cliente de la construcción que recibía avisos de pago de más de 800 líneas, lo que le requería más de dos horas para procesarlos. “Cuando implantamos la solución y fuimos a verlo, nos dijo que estaban conciliando todos estos pagos en muy poquitos minutos”, indicó. “Cash App no solo automatiza tareas repetitivas, sino que mejora la precisión, acelera el proceso y proporciona visibilidad”, añadió.

Los beneficios, tal y como explicó la CFO, sirven también para prever el flujo de caja y la confirmación del efectivo disponible. Además, “llevar a cabo este proceso eficientemente y con precisión evita malentendidos con nuestros clientes, eliminando la posibilidad de que perdamos ventas potenciales o que generemos tensiones entre el equipo comercial y el cliente”, concluyó.

Si quieres ver el webinar “Conciliación de Cobros con IA” pincha aquí.