La automatización de AP y AR es estratégica

La automatización de los procesos de cuentas por cobrar (Accounts Receivable, AR) y de cuentas por pagar (Accounts Payable, AP) van camino de convertirse en un estándar en cualquier organización. Sin embargo, existen diversas maneras de hacerlo y no todas ellas ofrecen idénticos niveles de eficiencia. Esker, en colaboración con Forrester, organizó recientemente un webinar en el que analizó las últimas tendencias en la automatización de estos procesos y cómo ésta puede convertirse en un elemento estratégico de las empresas.

En los últimos años, las empresas se han volcado cada vez más con la automatización tanto de AP como de AR. Meng Liu, considera que detrás de esta tendencia creciente se encuentra el aumento de la incertidumbre económica que lleva a que cualquier director financiero (CFO, por sus siglas en inglés), quiera dotarse de las mejores herramientas para optimizar su toma de decisiones.

En contextos económicos complejos, la disponibilidad de efectivo se antoja crucial y, en ese sentido, Meng Lui considera que la automatización de estos procesos proporciona mucha información valiosa con la que realizar previsiones y anticiparse a determinadas situaciones. Además, la automatización de AP y AR impulsa la transformación digital del área del CFO y, con ello, se generan procesos financieros más eficientes y efectivos. Ambas circunstancias hacen que se produzca un efecto dominó y tanto compradores como proveedores apuesten por esta digitalización, que se produce en paralelo.

La cuarta palanca que, en opinión del analista de Forrester, está impulsando la automatización de AP y AR en las empresas es la obligatoriedad de la factura electrónica, cuyas complejidades para las operaciones pueden ser resueltas mediante la automatización.

La mejora de la toma de decisiones

Meng Lui identifica tres grandes aportaciones de la automatización de AP: por un lado, mejora la captura de los datos de las facturas de manera más efectiva y eficiente, ya sean datos no estructurados o datos estructurados; por otro, automatiza muchos procesos de conciliación de facturas eliminando operaciones manuales; y finalmente, proporciona una gran cantidad de insights financieros para ayudar al CFO en su labor. En el lado de AR, el analista destaca su importancia en el proceso de pedido a cobro, conectando estos dos procesos y resultando esencial para las operaciones financieras de la empresa en general.

En ambos casos, la tendencia del mercado se encamina al modelo de software como servicio (SaaS), que proporciona más escalabilidad y mejores capacidades. Entre los requisitos fundamentales de este tipo de soluciones, sobresale la capacidad de integración con otros sistemas (ERP, CRM, etc.) y con otros departamentos (Compras, Ventas…) para alcanzar la velocidad de crucero en automatización y eficiencia.

Por su parte, Catherine Dupuy-Holdich, Product Manager de Source-to-Pay de Esker, expuso las cuatro grandes áreas en las que la automatización es esencial: mejorar la eficiencia; mitigar los riesgos, como el fraude y el incumplimiento; fomentar la colaboración entre departamentos y fortalecer la relación con los proveedores,  especialmente con los estratégicos. Respaldando las palabras de su colega, Maud Berger, Product Manager de AR de Esker, explicó que, además, poder estrechar esta relación, tanto con clientes como con proveedores, resulta más sencillo gracias a la lista de tareas priorizadas que se ha visto mejorada con Inteligencia Artificial (IA).

La llegada de la IA

Durante su exposición, Meng Lui dedicó un apartado especial a la incorporación de una tecnología tan disruptiva como la IA y, más concretamente, a la IA predictiva y a la IA generativa (GenAI, por su acrónimo en inglés), que trascienden a la automatización de procesos robóticos más tradicional. Tal y como explicó, tanto el procesamiento del lenguaje natural (PNL) como la RPA (Robotic Process Automation) ya se han utilizado mucho en procesos como el de captura de datos de facturas. Sin embargo, la llegada ahora de una IA más avanzada, como la GenAI, permite disponer de mejores informes y cuadros de mando, optimizar las predicciones y, así, proporcionar mejores conocimientos para la gestión de efectivo y para la gestión de fraudes y riesgos.

A este respecto, Maud Berger quiso precisar que para lograr un gran resultado en la aplicación de la IA ha de existir conectividad entre los datos de las diferentes aplicaciones informáticas dentro la organización o, incluso, externamente con las agencias de crédito, por ejemplo. Aprovechando todas estas potencialidades, señaló la experta, se facilita la toma de decisiones y se eleva la experiencia del usuario empoderando a los equipos con mejores datos y pronósticos.

No todas las soluciones son iguales

Tal y como se expone en el último informe WAVE de Forrester, The Forrester Wave™: Accounts Payable Invoice Automation, Q3 2024, en el que se analizan siete proveedores de automatización para estos procesos, no todas las soluciones ofrecen el mismo desempeño. En esta evaluación, en la que Esker figura como líder, el informe de Forrester advirtió de que no todos los proveedores se encuentran al mismo nivel de proporcionar una IA avanzada, algo que cambia las reglas del juego.

El informe también revela que las capacidades de uso, el cumplimiento y cobertura de los estándares de facturación electrónica, las capacidades de análisis de datos y la monitorización de los procesos de gestión de tesorería son otros de los elementos que distinguen a unos proveedores de otros.

Catherine Dupuy-Holdich destacó cómo los clientes de Esker afirman obtener ahorros de tiempo en el procesamiento de sus facturas de hasta un 60%, con reducciones de costes que alcanzan el 80%. Ello permite la reasignación de personal a actividades más estratégicas, como el análisis financiero y la gestión de proveedores, por ejemplo. Los niveles de automatización, además, reducen riesgos y errores que pueden ir desde pagos duplicados a fraudes.

La Product Manager de Source-to-Pay de Esker también enfatizó en los aspectos más humanos, como el fomento que estas soluciones hacen de una mejor colaboración entre departamentos. Funcionalidades como recordatorios automáticos, alertas y chats en la aplicación promueven esa comunicación fluida entre los equipos, mejorando la alineación organizativa. Estas bondades también se trasladan al lado de los proveedores, que se pueden beneficiar de descuentos por pago anticipado y otras condiciones favorables que, a la postre, mejoran la gestión del flujo de efectivo y fideliza.

La panorámica que proporcionan las soluciones de Esker es tal, según explicó Catherine Dupuy-Holdich, que permite identificar y abordar los problemas con prontitud e, incluso, contribuye a la estrategia ESG al facilitar insights que ayudan a gestionar la huella de carbono de forma más eficaz.

Conclusiones

Desde el punto de vista de Meng Liu, tres son las principales conclusiones que pueden extraerse de la automatización de AP y AR:

• Es estratégica: Es hora de darle un valor estratégico, porque no sólo reduce costes, sino que también genera nuevos ingresos proporcionando una mejor experiencia al cliente, relación con el comprador y el proveedor, etc. Está desempeñando un papel más estratégico en el proceso de transformación financiera y digital de las empresas.
• Hay que dar con el partner adecuado: Es preciso encontrar el partner adecuado porque no todos los proveedores están capacitados para optimizar los procesos, ayudar a los equipos de finanzas a obtener un mejor flujo de trabajo y sacar el máximo partido a las capacidades avanzadas de IA.
• Es un proceso transversal: No solo involucra a la oficina del CFO, sino que necesita de muchos otros equipos (Adquisiciones, Cumplimiento, TI…) por lo que debe trabajar con ellos de una manera muy colaborativa para lograr el objetivo de esta digitalización financiera.