¿Cómo tener una oficina sostenible?

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En la actualidad, hemos incorporado el concepto de sostenibilidad a muchas áreas del mundo empresarial. Más allá de ser un reto, una apuesta o una tendencia de moda para algunas empresas, tener una oficina sostenible puede ser una cuestión integrada en la estrategia ESG de cualquier entidad. Así sucede en Esker.

Cuando pensamos en cómo conseguir que el impacto de nuestra actividad en la oficina sea minimizado, probablemente lo primero que se nos ocurra sea recurrir a la digitalización. De eso sabemos en Esker ¡y mucho!

Empresas de industrias como la manufacturera, química, electrónica, farmacéutica o de gran consumo han encontrado en las soluciones de digitalización que ofrece Esker resiliencia, mayor competitividad, autonomía de los trabajadores, mayor transparencia con sus clientes y relaciones sólidas con sus proveedores.

Más allá de la digitalización, existen otros factores para medir la sostenibilidad de una oficina y si los analizamos detenidamente, encontraremos distintas formas de ser sostenibles y considerar los criterios ambientales y sociales en los espacios de trabajo. Además, los beneficios asociados a ello son muchos.

Claves para la Creación de una Oficina Sostenible

Tener una oficina sostenible supondrá considerar distintos aspectos. Algunos podrán implantarse fácilmente y para otros se requiere la colaboración de proveedores o realizar una planificación previa (en la compra de materiales, por ejemplo), que permita ir añadiendo factores que contribuyan a conseguir los objetivos marcados en esta materia. Algunos de esos parámetros para medir la sostenibilidad de una oficina son:

• La iluminación natural y los espacios abiertos: en medida de lo posible,  el aprovechamiento de la luz natural no solo reducirá el uso de energía eléctrica, si no que también supondrá un beneficio para la salud de los trabajadores. Existen varios estudios que identifican la exposición a la luz solar con los ritmos circadianos (cambios físicos, mentales y de conducta que se repiten cada 24 horas, nuestro reloj interno biológico), como son la mejora del descanso y el sueño, mejor salud visual, mayor rendimiento cognitivo e incluso menor depresión. Los espacios de trabajo abiertos ayudarán a que la entrada de luz llegue a todos los rincones de la oficina, pudiendo así los trabajadores beneficiarse de muchas mejoras en su salud y rendimiento.

• La eficiencia energética, en sistemas de calefacción, aparatos electrónicos y en el uso de energías renovables: no todas las oficinas pueden optar por el uso de energías verdes, pero sí por la eficiencia energética. El IDAE (Instituto para la Diversificación y Ahorro de Energía) propone entre sus recomendaciones para el ahorro energético, eliminar el denominado consumo fantasma (apagando aquellos aparatos que no se utilicen). Además, optar por mantener una temperatura adecuada (recordemos como ejemplo el Real Decreto 14/2022, por el se regula la temperatura de los edificios públicos,  a 19ºC para calefacción y 27ºC para refrigeración) o considerar el aislamiento térmico del edificio son factores que pueden contribuir a la sostenibilidad ambiental en oficinas.

• La minimización de los residuos: probablemente sea el aspecto que más se tiene en cuenta en las oficinas. Es muy conocida la regla de las Tres Erres (Reducir, Reutilizar y Reciclar) siendo la más importante de todas ellas precisamente la primera: Reducir. Minimizar el uso de papel, como los servicios en la nube que ofrece Esker a sus clientes es un primer paso. Llegar a acuerdos con los proveedores de tintas para un correcto reciclaje de las mismas, imprimir solo aquellos documentos imprescindibles de tener en papel y hacerlo en papel reciclado es seguir avanzando en el camino.

• La calidad del aire: un factor que puede pasar desapercibido como es la calidad del aire,  repercutirá directamente sobre la salud de los trabajadores. El denominado diseño biofílico para oficinas puede ser un buen aliado: plantas que ayuden a mantener el aire limpio y espacios más verdes dentro de las oficinas, contribuirán a tener un espacio de trabajo ambiental y socialmente responsable. El estudio “Human Spaces: El impacto mundial del diseño biofílico en el lugar de trabajo” nos habla del aumento de la productividad, creatividad y felicidad en el ambiente laboral gracias a la introducción del diseño biofílico, el cual no consiste solo en colocar plantas en nuestra mesa de trabajo, si no también aplicar determinados colores o introducir elementos naturales (agua, madera...) en los espacios donde pasamos más horas.

• Tener control sobre el impacto de las TICS: se trata de una cuestión con poca visibilidad, pero tener en cuenta el impacto de las tecnologías de la información y la comunicación, como el envío de correos electrónicos o la descarga de archivos puede supone una importante reducción de los gases de efecto invernadero que, sin darnos cuenta, se generan en nuestras actividades en la oficina. Para saber algo más sobre este tema, el artículo de Laura G. de Rivera "¿Cuánto contamina Internet?" nos da consejos para evitar la emisión de CO2 a la atmósfera en nuestras actividades cotidianas.

Esker ofrece soluciones de 'tecnología que promueve el crecimiento de suma positiva', proporcionando a sus clientes una variedad de iniciativas que benefician a empleados, negocios y proveedores, y que a su vez permiten que las operaciones de oficina contribuyan positivamente al bienestar ambiental del planeta. Si además debemos enfrentarnos a la compra de productos tecnológicos, considerar las opciones del mercado actual que tienen en cuenta el impacto ambiental y social de su manufactura será un aspecto relevante. También las posibilidades de reparación o el uso de tecnología reacondicionada se pueden considerar para tener una oficina más sostenible.

Checklist interno: en Esker nos ponemos a prueba

Para conocer el nivel de sostenibilidad de la oficina de Esker Ibérica, hemos realizado una lista de aquellos parámetros de medición implantados, aquellos que se están valorando implantar y los pendientes de introducir en la oficina. Conocer la situación actual de la sostenibilidad del espacio de trabajo de Esker en España, siempre será necesario para saber dónde podemos mejorar y en qué punto se encuentra nuestra oficina para ser sostenible. ¡Promulguemos con el ejemplo!

Tras una valoración de los parámetros más comunes para medir la sostenibilidad de nuestra oficina sabemos que nos encontramos en buena dirección.  Aquellos factores que dependen de una buena planificación están implantados y siempre pensamos en cómo mejorar nuestros procesos y los de nuestros aliados. Pequeños gestos introducidos como las tarjetas plasticless para ticket restaurante o activar la función de ahorro de energía en las pantallas no sólo nos ayuda a tener una oficina más amigable con el medio ambiente si no que también nos ahorrará costes innecesarios. Además, desde Esker apostamos por la digitalización como valor central para crear un ecosistema de oficinas sostenibles a nuestro alrededor.