La factura electrónica como puerta a la automatización

La obligatoriedad de la facturación electrónica con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece está cada vez más próxima. Aunque todavía queda tiempo, conviene ir planificando la adaptación de procesos. Puede ser una oportunidad de excepción para aprovechar y automatizar los procesos de gestión de facturas a clientes y proveedores y, de ese modo, incrementar la eficiencia. Esta fue una de las principales conclusiones extraídas del reciente webinar organizador por Esker bajo el título Estrategias digitales para la facturación internacional.

El webinar abordó la situación actual del cumplimiento normativo internacional y nacional. Miguel Quijano, especialista Source-to-Pay de Esker, fue el encargado de compartir con los asistentes la panorámica general del compliance, destacando cómo la facturación electrónica está siendo una realidad en el mundo cada vez más evidente. Europa, Latinoamérica, EEUU y Canadá (donde todavía no es obligatoria pero se impulsa en algunos sectores) o, incluso, en países como Marruecos, Egipto, Arabia Saudí, India o Japón son sólo algunas de las regiones que han apostado por este formato.

LLEGA LA LEY CREA Y CRE

Aunque España no es de los países más adelantados, la obligatoriedad de la factura electrónica es inminente. Ha llovido ya desde aquel 29 de septiembre de 2022 en que se publicó en el BOE el primer borrador de la Ley Crea y Crece y, según Miguel Quijano, es posible que para finales de este año o principios de 2026 termine aprobándose.

Una vez que esto suceda, las empresas que facturen más de 8 millones de euros serán las primeras en tener que incorporar la factura electrónica a sus procesos, en 2026. Un año más tarde tendrán que hacerlo el resto de empresas y, como novedad en el último borrador, en 2028 los profesionales con ingresos inferiores a 8 millones de euros.

Francia nos aventaja en este tipo de normativas, puesto que allí a partir de septiembre de 2026 todas las empresas deberán ser capaces de recibir facturas en formato electrónico, independientemente de su tamaño, utilizando para ello los formatos UBL, CII y Factur-X.

ÚLTIMAS NOVEDADES EN LA LEY

Durante el webinar, Miguel Quijano aprovechó para comentar las últimas novedades incorporadas el pasado mes de abril en la última actualización del reglamento, si bien avanzó que no son demasiadas. El experto de Esker resumió el documento de 28 páginas en cuatro grandes novedades:

• Copia fiel de la factura electrónica

 Una de las preguntas más comunes que surgen en relación a la Ley Crea y Crece se concreta en si, tras su aprobación, podrán seguir utilizándose las facturas en PDF. A este respecto, Miguel Quijano afirmó que sí. “Lo que dice esta última versión del reglamento es que podemos seguir enviando facturas en PDF a nuestros proveedores pero lo que tendremos que enviar  o recibir del Servicio Público de Facturación Electrónica es una copia fiel en formato electrónico para quede en el repositorio general de la Administración”, explicó el experto.

• Formato UBL

En cuanto al formato, el decidido finalmente será UBL (Universal Business Language), que es un estándar que ya marcaba el reglamento ViDA (VAT in the Digital Age) en la Unión Europea. Tal y como indicó el especialista Source-to-Pay de Esker “el objetivo europeo es que todos los países vayamos convergiendo hacia un mismo modelo de factura electrónica”.

• Plazo de pago de facturas

El plazo establecido para pagar una factura será de 60 días naturales, contándolos desde la fecha de las operaciones y la fecha de pago completo. En este punto, Miguel Quijano precisó que “en el caso de incidencias, deberíamos resolverlas lo antes posible dentro de esos 60 días, incluido en el caso de que se rechace la factura”.

• Revisión de las haciendas forales y la Agencia Tributaria (AEAT) 

En la última actualización se revisa la redacción, pero todavía se deja en términos muy generales, por lo que “no nos han aclarado gran cosa”, indicó el experto.

APROVECHAR EL MOMENTO

“No queremos trasladar una urgencia extrema, pero sí recomendamos no estudiar el día antes del examen”, aconsejó Miguel Quijano, que sugirió ir adelantando qué necesidades técnicas se van a tener para adaptarse a la nueva ley, qué necesidades en términos de ocupación de los equipos, presupuesto, etc. De este modo, cuando llegue el momento de abordar el proyecto se tendrá hecho ese trabajo previo.

Miguel Quijano recomendó aprovechar la adaptación a la Ley Crea y Crece para eficientar, ganar visibilidad y elevar el valor del equipo de contabilidad. En este sentido, Esker incorpora herramientas dotadas de Inteligencia Artificial (IA) avanzada y OCR vitaminado, pudiendo gestionar todo el ciclo de facturación electrónica tanto de proveedores como hacia clientes en una única solución. “Esker gestiona todas las facturas y nos da exactamente igual el formato o el canal por el que venga”, explicó el responsable, “con la ventaja añadida de que somos capaces de conectarnos con las plataformas de la Administración de cada país”.

De este modo, la solución de Esker es capaz tanto de descargar y automatizar todas las facturas de los proveedores como también de enviar las facturas a clientes, en  cualquier formato y en cualquier región. La compañía ya cuenta con experiencias al respecto, como Minor Hotels –propietaria de la cadena NH Hoteles-. Cuando llegó a Esker, NH gestionaba un millón de facturas en 35 países, de los cuales en 20 tenía ya que conectarse a plataformas de la Administración. “No sólo nos encargamos de gestionar todas las facturas por todos los canales por los que llegaban sino que, además, también nos encargamos del cumplimiento normativo en todos los países”, afirmó Miguel Quijano.

“El tema de la facturación electrónica es un tren que ha arrancado, que no va a parar y al que cada vez se van sumando más países”, indicó el responsable de Esker, “¿por qué no utilizarla como puerta de entrada para conseguir un grado de automatización que dispare las eficiencias?”.

Si quieres ver el webinar ‘Estrategias digitales para la facturación internacional’ pincha aquí.