Buen viaje al S2P

Uno de los departamentos que más y mejor está aprovechando los avances en transformación digital es el financiero. El salto que está dando esta área hacia la automatización y la Inteligencia Artificial (IA) es un viaje que emprende con muchas maletas (tesorería, facturas por pagar, por cobrar…), cada una de las cuales es precisa no sólo en destino, sino durante la misma travesía. El Source-to-Pay (S2P) se ha convertido en el mejor compañero de ese viaje. Veamos por qué.

Para entender la complejidad de los procesos de aprovisionamiento y continuando con el símil del viaje, imaginemos nuestras últimas vacaciones. Inevitablemente, la mente viaja al momento de disfrute, pero si se remonta un poco más, podrá hacer repaso de la cantidad de hoteles, destinos, comparadores de vuelo, etc. que utilizó para finalmente decirse por los definitivos.

Durante todo ese proceso asaltan muchas dudas porque, si bien es cierto que los buscadores han facilitado extraordinariamente la composición de una relación de alojamientos clasificados por precio, la cuestión de la calidad es más compleja. La valoración de un hotel no sólo incluye la calidad de sus instalaciones y servicios, sino también su cercanía con el centro de la ciudad, la seguridad de la localización, el transporte público próximo, etc. En ocasiones, incluso, hasta sería conveniente conocer la normativa específica, sobre todo cuando se viaja al extranjero.

Contamos con un presupuesto que no podemos saltarnos pero, ¿realmente es sencillo cuadrar las cuentas? Si no queremos sorpresas con la aerolínea, tendremos que llegar al final de todo el proceso para ir sumando cantidades que no estaban reflejadas en el precio inicial, como el sobrecoste por selección de asientos, tasas aéreas, el plus por disfrutar de la flexibilidad de cambio o cancelación, quizás un seguro…

Esta complejidad se puede ver amplificada cuando, ya de regreso, queremos averiguar la cantidad exacta que hemos gastado en todo el viaje. Recopilar toda la información, los recibos, lo que gastamos en efectivo y no se refleja en nuestro extracto bancario, los extras con los que no contábamos de antemano… pueden descuadrar las cuentas.

La empresa también realiza comparativas

En cierto modo, el proceso de aprovisionamiento de una organización es como esas merecidas vacaciones que, si queremos que cumplan con su objetivo, han de ser planificadas y huir de la improvisación. ¿Pueden salir bien sin estudio ni preparación previa? Claro que sí, pero las posibilidades son mucho menores y, en caso de fiasco, el chasco puede ser monumental.

Del mismo modo que cuando planificamos unas vacaciones hacemos un barrido de posibles alojamientos y vuelos, cuando una organización precisa recurrir a otros proveedores no se conforma con el primero que encuentra. Sería una temeridad hacerlo porque, quizás, los astros estén alineados y casualmente dé en el clavo con el proveedor más adecuado pero, siendo realistas, ¿qué posibilidades hay de que esto ocurra? Especialmente en momentos como el actual, con un clima macroeconómico inestable en el que es más importante detectar operaciones de riesgo.

Con los procesos de eProcurement tradicionales esta batida de proveedores se realizaba, pero de un modo reactivo y con multitud de procesos manuales. Ahora, en cambio, el S2P pone a nuestro alcance las ventajas de la IA con lo que se amplía extraordinariamente el abanico de posibilidades. La potencia de soluciones como la suite de Source to Pay desarrollada por Esker en colaboración con Market Dojo ofrece a las empresas la posibilidad de realizar análisis exhaustivos, identificando de antemano cualquier riesgo asociado a un proveedor que, en el futuro, pueda provocar brechas en nuestra cadena de suministro.

En esta misma línea y como apuntábamos de cara a un viaje vacacional, saber si cumplimos con toda la normativa –como si es preciso expedir un visado-, cuando se apuesta por un proveedor es clave conocer si éste se ajusta a la ley vigente y a nuestros propios estándares de calidad.

La importancia de la analítica avanzada

La vuelta de un viaje siempre es dura, porque toca hacer balance económico. Del mismo modo, una empresa debería evaluar si las operaciones que realiza con sus distintos proveedores son beneficiosas para el negocio o no. Disponer de una solución capaz de aportarnos patrones de gasto es fundamental para anticiparnos a agujeros en nuestra tesorería que, a la postre, nos penalizará comercialmente.

Gracias al completo conjunto de métricas que nos proporciona una solución de S2P podemos identificar a tiempo cualquier desviación presupuestaria antes de que vaya a mayores, aplicando las medidas correctoras oportunas. Asimismo, resulta más sencillo determinar oportunidades de ahorro que nos reporte una partida extra para invertir en áreas que nos aporten mayor valor añadido. ¿Acaso no agradeceríamos saber a tiempo durante nuestras vacaciones que comprar abonos familiares de transporte es más económico que comprar tickets individuales? Pues lo mismo sucede en una empresa con las políticas de descuento, por ejemplo.

Una solución de S2P no sólo favorece una comunicación más fluida con nuestros proveedores, sino que puede hacernos más sencillo incorporar al ciclo de aprovisionamiento nuestras mejores prácticas ESG, implantándolas desde el mismo proceso de selección de cada proveedor.

La visibilidad completa que proporciona una solución de estas características, no sólo internamente, sino del mercado en su conjunto al cruzar información de las más diversas fuentes de datos, es un recurso muy valioso para mejorar la toma de decisiones críticas para el negocio. S2P es una herramienta absolutamente transversal en la organización que trasciende a la evaluación de su salud financiera, ligándose directamente con la estrategia corporativa al servir de base para un crecimiento sostenible y una empresa resiliente. Esa es la mejor receta para que, igual que unas buenas vacaciones, nuestros procesos asociados a los proveedores le sienten de maravilla a nuestra organización.

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