EDI + IA, la automatización inteligente

No cabe duda de que los sistemas EDI (Electronic Data Interchange) han marcado un punto de inflexión en el mundo empresarial, abriendo las puertas a una automatización, que se ha hecho tan necesaria como imprescindible. Desde la década de los 80, el intercambio de documentos como órdenes de compra, albaranes, facturas, etc. se ha visto extraordinariamente optimizado gracias a esta tecnología.

Si dijéramos que EDI es una tecnología antigua y la IA es nueva faltaríamos a la verdad, dado que la segunda es incluso más antigua que la primera (década de los años 50), pero lo que es incuestionable es que es ahora cuando la algoritmia vive sus momentos más dulces gracias a los avances de los últimos tiempos. En ese sentido, la IA tiene mucho que aportar a EDI.

Sin embargo, antes de avanzar en la cuestión que hoy nos ocupa, es importante precisar que quien pretenda situar la IA como un sustituto de EDI no puede estar más equivocado. Deberíamos hablar, más bien, de complemento, porque los algoritmos y el machine learning pueden contribuir muy positivamente a reforzar la agilidad y flexibilidad en todo el proceso de intercambio.

EDI, bueno pero complejo

No es la primera vez que abordamos las bonanzas de EDI que, sin embargo, también entraña ciertas complejidades que, de no solventarlas, pueden desencadenar situaciones indeseadas en las organizaciones. Como ya referimos en el pasado, uno de los problemas a los que se enfrenta EDI es su carencia para detectar datos erróneos que escapan al control del sistema. No es el único.

Para entender los beneficios que puede traer la IA al mundo del intercambio de  documentos es preciso antes analizar la complejidad que supone EDI, pese a sus bondades en cuanto a automatización. Las interacciones entre las organizaciones que adoptan EDI se producen mediante el uso de archivos estructurados y estandarizados. El objetivo es minimizar la intervención humana y que dicha comunicación se produzca máquina a máquina, pero para que esto se haga realidad, previamente ambas empresas han de acordar el uso de un mismo formato de datos, dentro el amplio abanico de formatos que hay.

Esta es, sin duda, una de las primeras complejidades que presenta EDI, dado que una misma empresa se puede ver abocada a manejar decenas de formatos si no consigue popularizar el uso de uno específico entre la multitud de clientes y/o proveedores con que cuenta. El asunto no es menor, porque aunque la diferencia de formato sea mínima entre las dos empresas que se intercambian información, esta interacción no llegará a buen puerto.

Por si esto no fuera poco, también es preciso definir el protocolo técnico (SFTP, AS2 o AS4…), sin olvidar el imperativo de seguir el ritmo de las regulaciones normativas  cambiante y los estándares. Dicho de otro modo, cada conexión EDI es como un pequeño proyecto TI que involucra a equipos técnicos a un lado y otro de la conexión, no sólo en la preparación del mismo sino también en la supervisión para que todo vaya como la seda.

Necesidad de más agilidad

Así las cosas, podríamos decir que lo que tiene EDI de automatización es de lo que carece en cuanto a agilidad… y ahí es donde entra en juego la IA. Es un hecho que tanto clientes como proveedores quieren que las empresas con las que tratan se lo pongan lo más sencillo posible y, como hemos referido, introducir el más mínimo cambio con EDI puede llegar a resultar complejo.

Gracias a la capa de inteligencia que incorporan estas nuevas tecnologías es posible detectar anomalías en las transferencias basándose en el historial de pedidos. De esta manera y sin intervención humana alguna, se detectarían cantidades inusuales en un pedido, haciendo saltar las alarmas antes de materializar el pedido y que fuera necesario desencadenar todo el proceso de devoluciones, facturas rectificadas, etc. Eso en el mejor de los casos, porque en el peor y si se tratara de bienes perecederos, a los costes logísticos habría que sumar los de la pérdida de la misma mercancía.

Este no es el único beneficio que puede traer consigo la IA al EDI. Cada artículo que se inscribe en un albarán, un pedido o una factura ha de tener su propia referencia. Sin embargo, en ocasiones los artículos cambian esta referencia y si el sistema EDI no se ha actualizado manualmente se producen errores. Mediante el machine learning es posible que el sistema detecte automáticamente estos errores, alertando al personal para que sean corregidos antes de que se concluya el envío.

No sólo eso, sino que con el debido tiempo de aprendizaje y una vez asimilados determinados patrones, la máquina será capaz de corregirlo automáticamente, sin intervención humana. La IA permite memorizar las acciones del usuario realizadas en campos no identificados o mal reconocidos detectando y corrigiendo esos errores. Además, también es posible sumar toda suerte de recomendaciones basadas en pronósticos de datos y preparar pedidos si se conocen los requisitos de ambos lados.

En esencia, se trata de enriquecer el EDI con IA, acelerando y facilitando el procesamiento de pedidos, lo que al mismo tiempo libera al personal administrativo para que puedan dedicarse a los casos que realmente requieren de una atención especial. En este sentido no hay por qué aspirar al 100% de automatización, sino a una automatización inteligente, en la que el 95% de las tareas serán realizadas por la máquina y el 5% por el personal especializado que gestione casos concretos o que tan sólo valide visualmente las transacciones.