Factura electrónica para empresas: Simplifica la transición hacia la normativa obligatoria

Empieza la cuenta atrás para implantar la factura electrónica para empresas en España. Una vez se apruebe el ansiado reglamento de la Ley Crea y Crece y la Orden Ministerial sobre la Solución Pública, las empresas con facturación superior a 8 millones de euros tendrán 1 año para adaptar sus sistemas a la facturación electrónica y 2 años las restantes. Además, este ajuste deberá servir para utilizar la factura electrónica con empresas de todo el globo e incluso para estar preparados ante futuros cambios normativos.

Entonces, ¿tiene que ser una adaptación compleja? Claro que no. ¿Estás a tiempo? Claro que sí…. Siempre que encuentres una solución tecnológica que haga fácil, rápida y segura la transición de tu empresa hacia la facturación electrónica obligatoria. Incluso, tendría que permitir adaptarse sin cambiar los sistemas y sin alterar los procesos ni la forma de trabajar.

Tu empresa puede respirar tranquila sea una empresa mediana o una gran compañía, pues esa solución ya está lista para adaptarte ahora y preparar el futuro. Pero antes de desvelarla, detallemos en qué consiste esa adaptación.

Qué necesita tu empresa para facturar electrónicamente en el periodo de transición 

Para facturar electrónicamente conforme a la Ley Crea y Crece es necesario, en primer lugar, convertir el formato de las facturas a un formato estructurado, es decir, a un formato técnico de lenguaje XML. Esto lo cambia todo para las empresas que emiten facturas en formato PDF, sobre todo microempresas y pymes, pues dejará de ser válido cuando esté totalmente implantada la factura electrónica para empresas.

Sin embargo, las medianas y grandes empresas que ya son capaces de gestionar un XML apenas notarán el cambio. Eso sí, deberán operar en un contexto híbrido con algunas empresas españolas durante el periodo de transición mínimo de dos años y con empresas internacionales. Por un lado, además de facturas en XML, recibirán otras en PDF, en papel o en formato EDI que deberán convertir a XML. Por otro, necesitarán enviar facturas en formatos no estructurados a clientes más pequeños o de otros países que no tengan implantada la factura electrónica para empresas.

En segundo lugar, los sistemas de todas las empresas deben incorporar el intercambio de mensajes sobre los estados de la factura. Al menos, sobre los estados obligatorios de aceptación/rechazo de la factura y el pago efectivo completo.

Por último, la Ley Crea y Crece empuja a las empresas a tener una plataforma en la nube conectada con la de los clientes para enviar las facturas (podrá utilizarse también para conectarse con las plataformas de los proveedores y recibir las facturas). Asimismo, la Ley indica que las facturas emitidas deben estar durante 4 años a disposición de los clientes de forma gratuita y esto implica que tengan acceso al archivo electrónico a través de un portal.

Igualmente, las empresas clientes podrán delegar en estas plataformas privadas el envío de la información del pago de las facturas desde el ERP a la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE) tal como pide el Reglamento de la Ley Crea y Crece. Se hará a través de un servicio electrónico de comunicación de pagos que proporcionará la SPFE con el objetivo de que el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada haga el seguimiento de los plazos de pago.

La Administración Tributaria habilitará una aplicación o formulario para que las pymes y profesionales emitan facturas electrónicas de forma gratuita.

Esker facilita tu adaptación inmediata a la Ley Crea y Crece, te acompaña en la transición y te prepara para el futuro

La misión de Esker es asumir la complejidad tecnológica que supone cualquier cambio legislativo sobre la factura electrónica para empresas a corto y medio plazo.

Con una visión más allá de las novedades actuales en la legislación española, Esker tiene en cuenta otras normativas que también supondrán cambios a medio plazo en el uso de la factura electrónica para las empresas españolas. Una es la propuesta de directiva “VAT in the Digital Age”, que obligará a la facturación electrónica entre empresas europeas con un formato estructurado común a partir del 1 de julio de 2030, utilizando una única plataforma para la gestión fiscal del IVA. Otra, la propuesta de reglamento de Hacienda para adaptar antes del 1 de enero de 2026, los sistemas de facturación de las pymes o del 1 de julio de 2026 para profesionales a ciertos requisitos técnicos (previsiblemente se retrasará también). Así, pueden convertirse en “sistemas VERI*FACTU” para el suministro electrónico inmediato de los registros de facturación.

Por otra parte, la plataforma de Esker ya está conectada en España con FACe y FACeB2B y podrá interconectarse con las plataformas de los clientes y proveedores de cada empresa. También se conecta en otros países con plataformas públicas y privadas (Chorus Pro, SDI, Ariba, Coupa, etc.) y a la red PEPPOL.

En el cap. 3 de este podcast se resume cómo Esker puede ayudar a las empresas con la solución que propone. Por una parte, dicha solución permitirá adaptarse a los requisitos técnicos que marca la Ley Crea y Crece:

• Conversión del formato de las facturas emitidas a los formatos exigidos y envío de las mismas desde el ERP. Asimismo, recepción de facturas de proveedores en los formatos estructurados marcados por la Ley y envío de la información al ERP.
• Gestión de los nuevos mensajes de los estados de las facturas.

Por otra, se acompañará a las empresas durante el periodo de transición para gestionar el envío de facturas y generar el documento PDF que debe acompañar a cada factura electrónica que se emita durante el primer año de funcionamiento del nuevo sistema de facturación. Igualmente, para gestionar la recepción de facturas en diferentes formatos.

De este modo, los portales de clientes y proveedores que facilita la solución ofrecerán:

• El registro de los estados de las facturas.
• El archivado legal de las facturas en XML.
• La visualización de cada factura en formato PDF, aunque también esté en XML.
• La posibilidad de gestionar los documentos anexos a la factura (pedidos, albaranes, confirmaciones, etc.).

En resumen, esta es la propuesta de Esker para el nuevo contexto legal actual y futuro de la factura electrónica obligatoria para empresas. Puedes adelantarte al cambio sin riesgo alguno. Pase lo que pase, Esker está preparado.

Si quieres ampliar información, escríbenos a hola@esker.es