En 2024 es obligatoria la factura electrónica. Una transición fácil… si te anticipas

En España, las empresas se enfrentan a un suceso inexorable: a partir de 2024 ya es obligatoria la factura electrónica en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos, tal como establece la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de empresas. Esker quiere ofrecerte información útil sobre esta y otras normativas de aplicación nacional e internacional y facilitar el proceso de transición digital de tu empresa con esa visión global. Si te anticipas a otras organizaciones y comienzas ya, de forma escalonada, la adaptación de tus sistemas y programas de facturación, te ayudaremos a que sea muy sencillo. Sigue nuestra newsletter en LinkedIn para mantenerte informado y recibir ayuda para tu proyecto.

En efecto, las empresas tienen el tiempo contado para adaptarse, ya que la Ley entrará en vigor al año de aprobarse el desarrollo reglamentario (previsto para el verano de 2024) para empresas y profesionales con una facturación superior a ocho millones de euros, y a los dos años para los demás.

Ciertamente, la Ley promueve la digitalización de la facturación entre empresas y apoya a las pymes y profesionales en el marco del Plan de Recuperación de la economía española. De este modo, impulsa a las empresas a avanzar en la transformación digital de sus procesos de facturación y conversión a efectivo.

Sin duda, esta digitalización está alineada con la tendencia no solo europea sino global de impulsar la facturación electrónica en el ámbito B2B (Business to Business), e incluso en el B2C (Business to Consumer), una vez que se ha hecho obligatorio emitir factura electrónica en procesos de contratación B2G (Business to Government) en diferentes países.

La tendencia mundial es hacer obligatoria la factura electrónica

Si comenzamos por Europa, la normativa al respecto va en esta línea. Por ejemplo, en cumplimiento de la Directiva 2014/55/UE, desde 2019 se obliga a las administraciones públicas de los países de la UE a recibir y procesar facturas electrónicas de sus proveedores, utilizando un formato común estándar europeo.

También, gracias a la Directiva 2010/45/UE se simplifican, modernizan y armonizan las normas de facturación del IVA y se potencia la utilización de la factura electrónica garantizando su autenticidad, integridad y legibilidad. Entre otras cosas, trata aspectos tan relevantes como son los sistemas EDI o los sistemas de firma electrónica avanzada.

De esta forma, actualmente, son ya muchos los países en los que es obligatoria la factura electrónica en procesos de contratación con las administraciones públicas (AAPP), bajo sistemas y supuestos diferentes, y este hecho ha fomentado también su uso voluntario en las transacciones entre empresas.

Por ejemplo, España fue uno de los primeros países europeos en establecer mediante la Ley 25/2013, en vigor desde 2015, que en determinados supuestos es obligatorio emitir factura electrónica para los proveedores de las AAPP. Y desde julio de 2018, es obligatoria la factura electrónica en las operaciones entre los contratistas de las AAPP y sus subcontratistas a través de la plataforma FACeB2B. Además, las empresas privadas pueden utilizar voluntariamente la plataforma FACeB2B para intercambiar facturas electrónicas.

Respecto a los países de Europa en que es obligatorio emitir factura electrónica en el entorno B2B, Italia es el pionero que extiende esa obligación a todos los ámbitos B2G, B2B (en 2024 incluso las empresas que facturen menos de 25.000 €) y B2C si el consumidor la solicita. Desde 2024 hasta 2027, además de España,Rumanía (I.2024), Croacia (I.2026), Bélgica (I.2026), Polonia (II.2026), Francia (IX:2026) y Alemania (I.2027) irán implantando gradualmente esa obligatoriedad.

Esta extensión de la facturación electrónica ocurre también en muchos países de los diversos continentes. Por ejemplo, en Latinoamérica, Brasil tiene el sistema de facturación más consolidado incluso a nivel global y es obligatorio emitir facturas electrónicas en todos los ámbitos. En Estados Unidos la digitalización es grande y hay diversidad de normativas, sistemas y plataformas de facturación. En Asia, India está en proceso de generalizar la facturación electrónica y en China, para los nuevos contribuyentes es obligatorio emitir factura electrónica en los ámbitos B2C y B2B. En África, la falta de infraestructuras dificulta el uso de la factura electrónica, pero está muy extendida, por ejemplo, en Sudáfrica, Túnez o Egipto, donde es obligatoria en el B2B.

Ciertamente, la tendencia internacional es que la facturación electrónica de aquí a pocos años sea obligatoria en los ámbitos B2B e incluso B2C y no solamente en el B2G.

Factura electrónica y remisión de información fiscal a efectos de IVA

Por otra parte, la facturación electrónica se convierte en una aliada imprescindible para facilitar la remisión de la información fiscal a la Administración Tributaria para la liquidación del IVA. Además de España, hay varios países europeos que notifican el IVA en tiempo real como, por ejemplo, Italia, Francia, Portugal, Austria, Luxemburgo, Polonia o Chequia.

En este sentido, la Comisión Europea propuso el 8 de diciembre, la Directiva VAT in Digital Age que incluye varias medidas para modernizar el sistema del IVA y hacer frente al fraude intracomunitario. Con el nuevo sistema, es obligatoria la factura electrónica entre empresas bajo un estándar común en transacciones transfronterizas dentro de la UE, que incorpora y unifica las transacciones B2C allí donde los Estados miembros lo apliquen.

Asimismo, se introduce una notificación digital en tiempo real de información a la administración tributaria nacional a efectos del IVA, en un margen de 10 días después de emitir la factura de esas transacciones (similar al SII español). Y finalmente, se crea un registro único europeo para el IVA.

A fecha de hoy, se estima que la facturación electrónica obligatoria B2B en operaciones transfronterizas que impone ViDA, entrará en vigor en 2030 o incluso pueda retrasarse a 2032.

En España es obligatoria bajo un modelo mixto

En algunos encuentros empresariales que ha tenido Iker Beraza, Vocal Asesor de la Dirección General de Política Económica del MINECO, ha resaltado que en el nuevo sistema de facturación electrónica se ha buscado minimizar la interferencia en la operativa de los sectores y empresas que ya utilizan la factura electrónica en el entono B2B.

¿Cómo es el modelo bajo el que es obligatoria la factura electrónica entre empresas en España? El desarrollo reglamentario de la Ley establece un sistema mixto con plataformas privadas que pueden interconectarse entre ellas y con la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE). Esta última cierra el sistema y ofrece un acceso más sencillo y gratuito a las pymes y los profesionales.
No es un modelo de clearance o sello por el que la Administración Tributaria verifica la factura en tiempo real antes de ser remitida al cliente, como ocurre en el TicketBAi vasco o en el sistema portugués.

Sin embargo, las empresas clientes tienen obligación de comunicar electrónicamente a la SPFE los estados de aceptación o rechazo comercial y pago efectivo completo de cada factura en un plazo máximo de 4 días naturales (con independencia de que se utilice la Solución Pública o plataformas privadas y que los hayan comunicado a la empresa proveedora). Dichas empresas podrán delegar esa comunicación en la plataforma privada con la que trabajen.

De este modo, se tiene en cuenta la diversidad de operadores y plataformas de facturación en España, que forman una malla de sistemas de facturación de gran capacidad y de plataformas públicas y privadas de intercambio electrónico de facturas, redes EDI y portales de contratación de organismos públicos.

Por tanto, el reto para los operadores tecnológicos es, por una parte, cumplir con los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago. El Relamento tiene en cuenta el uso más extendido de facturas electrónicas basadas en estándares globales, para minimizar el esfuerzo de cumplimiento y adaptación de las empresas que ya las utilizan.

Asimismo, los operadores deben cumplir los requisitos que aseguren la interoperabilidad y otros requisitos de seguridad, control y estandarización para la interconexión entre sus plataformas de facturación electrónica. De este modo, se pretende que no sea necesario ni que el proveedor tenga dos plataformas o más ni que el cliente las tenga, a no ser que lo elijan así.

¿Para qué es la factura electrónica obligatoria que instaura la Ley Crea y Crece?

Al establecer la facturación electrónica obligatoria en el ámbito B2B, la Ley pretende impulsar la digitalización de este proceso y, a su vez, facilitar uno de sus objetivos, que es reducir la morosidad en los pagos. En este sentido, no cambia las obligaciones del contenido de las facturas, sino que establece medidas para mejorar la transparencia, sobre todo de grandes empresas, en el comportamiento de pago y evitar abusos de incumplimiento de los plazos de pago, especialmente oneroso para proveedores que son pymes.

En concreto, las empresas deben publicar en la web e incluir en la memoria de sus cuentas anuales, además del periodo medio de pago, el montante y número de facturas pagadas en el periodo correcto, ya sea el contractual o en su defecto el máximo legal o el máximo legal sectorial. Asimismo, el porcentaje que éstas suponen sobre el número total de facturas y sobre el total monetario de los pagos a sus proveedores.

Para facilitar esta transparencia, la Ley, además de establecer que es obligatorio emitir factura electrónica, exige al destinatario y al emisor de las mismas, proporcionar información sobre los estados obligatorios de la factura: aceptación o rechazo comercial y pago efectivo completo, también en un plazo máximo de 4 días naturales. Sin perjuicio de que pueda haber otros estados de la factura no obligatorios por ley, pero muy necesarios para el ahorro de costes y eficiencia en los procesos de facturación y cobro/pago. 

Así, las grandes empresas podrán obtener más fácilmente la nueva información a incluir en sus cuentas anuales. También las administraciones tributarias (incluidas las forales del País Vasco y Navarra) tendrán acceso a todas las facturas electrónicas depositadas en la SPFE intercambiadas a través de su plataforma y de las copias de las enviadas entre plataformas privadas, así como a la información sobre el pago de las mismas.

¿Cómo adaptar tus sistemas si en 2024 ya es obligatorio emitir factura electrónica?

Indudablemente, a las grandes compañías se les echa el tiempo encima para adaptar sus sistemas a los requerimientos de la nueva Ley por la que es obligatoria la factura electrónica en España, y que esta adaptación sea compatible e incluso mejore sus procesos de facturación en un mercado internacional.

Por otra parte, y en sinergia con la Ley Crea y Crece, Hacienda proyecta otro reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas que soporten los procesos de facturación y la estandarización de formatos de los registros de facturación frente a un futuro cambio en la gestión de la información fiscal. Las empresas deberán tener operativos sus sistemas, adaptados a esos requisitos, previsiblemente antes del 1 de julio de 2025.

De cara a la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece y del nuevo Reglamento de Hacienda, Esker quiere dar tranquilidad a las empresas y hacer sencilla la adaptación de sus sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación, o, en su caso, la implementación de un nuevo proyecto de digitalización de facturas. Su capacidad tecnológica y el reconocimiento como líder mundial de soluciones de facturación electrónica, le permiten asumir cualquier exigencia de formato estandarizado de las facturas y de transmisión segura de información electrónica y documentación comercial.

De hecho, ya trabaja la conformidad legal de las facturas, también en formato EDI, en más de 60 países y está interconectada con plataformas públicas (Chorus, SDI, FACe, etc.), privadas (Ariba, Coupa, etc.) y redes de interoperabilidad como PEPPOL.

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